ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ – ЭТО УЖЕ ИЗМЕНЕНИЕ

Эффективное применение принципов и инструментов управления изменениями само по себе является для многих изменением. Ниже мы рассмотрим как модель ADKAR может помочь в подобных случаях:

• Вы работаете с недавно назначенным руководителем высшего звена, который участвовал в изменениях, но никогда не выполнял роль спонсора.
• Некоторые из членов вашей проектной группы хорошо разбираются в методологиях и инструментах управления проектами, но не сталкивались до этого с дисциплиной управления изменениями.
• Руководители направлений, привлеченные к команде управления изменениями для обмена идеями и опытом, не имеют представления о концепциях или инструментах управления изменениями.

В каждом из этих случаев участники сами переживают изменения – изменения, связанные с внедрением процесса по эффективному управлению изменениями. Поскольку участники проходят через изменения на индивидуальном уровне, мы можем использовать модель ADKAR для определения ключевых шагов, сообщений и необходимой информации, чтобы успешно провести каждого из участников команды через изменения на индивидуальном уровне.

ПРИМЕНЕНИЕ МОДЕЛИ ADKAR ДЛЯ КОМАНДЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Каждое изменение происходит с изменением каждого человека. Изменения происходят постепенно, по мере прохождения человеком каждого следующего этапа по модели ADKAR. Ниже приводятся вопросы и порядок действий, позволяющие вам обосновать необходимость эффективного управления изменениями в организации на каждом этапе ADKAR.

ОСОЗНАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Прежде чем призывать команды к внедрению подходов по управлению изменениями, необходимо обозначить важность их применения. Когда вас просят что-то изменить в работе, то, скорее всего, первый возникающий у вас вопрос будет «Почему?».

На этапе понимания (Awareness) у сотрудников могут возникнуть такие вопросы:

«Почему управление изменениями необходимо и почему именно сейчас?»

«Что не так с тем, как мы внедряем изменения сейчас?»

«Что произойдет, если мы не будем применять управление изменениями?»

Действия, которые вы можете предпринять для повышения понимания необходимости изменений (Awareness):

• Напомните о неудачах и проблемах во время переходного периода, с которыми столкнулась организация при неэффективном управлении изменениями. Это может стать отправной точкой для команды и поможет придать значение всем остальным обсуждениям на эту тему. Заранее оговорите последствия, к которым привели неэффективное управление изменениями и проговорите шаги, которые были упущены.

• Приведите конкретные примеры рисков, вызванных неэффективным управлением изменениями. К таким относятся снижение производительности, потеря ценных сотрудников, негативный настрой в коллективе, медленная адаптация к изменениям, пассивное сопротивление, включая отсутствие заинтересованности, активное сопротивление, включая саботаж, и возможный провал внедрения изменения.

• Поделитесь результатами сравнительного анализа из отчета «Лучшие Практики по Управлению Изменениями». Первое, что многие команды сделали бы иначе в своих следующих проектах – подключение управления изменениями на самых ранних этапах - на этапе планирования проектов. Практики в управлении изменениями считают, что кастомизированность и гибкость в управлении изменениями являются необходимыми для эффективной стратегии по управлению изменениями.

• Необходимо наличие лидера, который будет отстаивать важность управления изменениями. Наши исследования показывают, что топ-менеджеры компании являются предпочтительными отправителями сообщений, связанных с необходимостью изменений для организации. Это же применимо и к управлению изменениями. Сообщение о важности управления изменениями для организации, озвученное руководителем, будет являться ключевым фактором успеха.

• Делитесь пониманием необходимости изменений. В книге Prosci «Управление изменениями – Человеческая Сторона Изменений» первая глава посвящена ответу на вопрос «Зачем управлять изменениями?». Информацией из книги можно поделиться с теми, кто озадачен вопросами управления человеческой стороной изменений. Также, на нашем сайте в разделе Ресурсы размещено несколько статей и вебинаров, которые вы можете использовать, чтобы узнать больше о необходимости внедрения изменений.

ЖЕЛАНИЕ УЧАСТВОВАТЬ И ПОДДЕРЖИВАТЬ ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Этап «Желание» обычно является одним из самых сложных, так как каждый человек сам принимает решение об участии и поддержке. Вам необходимо привести убедительные доводы в пользу внедрения управления изменениями, опираясь на понимание (Awareness) необходимости изменений.

На этапе «Желание» (Desire) у сотрудников могут возникнуть такие вопросы:

«Как это повлияет на меня?»

«Каковы преимущества управления изменениями для организации?»

«Почему я должен участвовать?»

Ключевые действия для прохождения этапа «Желание» (Desire):

• Поделитесь результатами исследований, которые показывают влияние управления изменениями. Приглашайте людей из вашей организации или сторонних компаний, чтобы они могли поделиться своим опытом по внедрению проектов, в которых управление изменениями было успешно применено. Возможно, сотрудникам вашей команды также будут полезны конкретные примеры, подтверждающие данную концепцию.

• Поделитесь результатами сравнительного анализа, которые подтверждают влияние управления изменениями. Данные Prosci убедительно подтверждают наличие корреляции – проекты с эффективным управлением изменениями в шесть раз чаще достигают или перевыполняют цели проекта, нежели проекты с неэффективным управлением изменениями. Просто переходя от неэффективного управления изменениями к достаточному уровню, управление изменениями почти втрое увеличивает вероятность достижения целей.

• Вовлекайте высшее руководство. Исследование Prosci показывает, что спонсор вносит наибольший вклад в успешность проводимых изменений. Аналогичным образом, роль спонсора, ответственного за внедрение процессов управления изменениями, также имеет критическое значение для вашего успеха. Активная и видимая поддержка применения управления изменениями со стороны старшего руководителя демонстрирует вовлеченность и укрепляет желание членов команды пройти через изменения.

• Находите эффективных коучей. Взаимоотношения между сотрудником (или кем-то из вашей команды по управлению изменениями) и непосредственным руководителем являются мощным инструментов для прохождения этапа «Желание». Определите, кто из руководителей команды может выступить в качестве наставников по изменениям, и подготовьте их с учетом необходимого уровня понимания и знаний (применение коучинга само по себе может быть изменением для руководителей).

• Привлекайте, вовлекайте и расширяйте возможности спонсоров. Наиболее ценным и важным ресурсом развития этапа «Желание» является личное участие основного спонсора, а также заинтересованность непосредственных руководителей сотрудников. Узнать, как привлечь, вовлечь и расширить возможности спонсоров можно посмотрев вебинары на сайте Prosci. Resource Center от Prosci также предлагает ряд статей, документов и записей вебинаров, где можно познакомиться с тем, как преодолевать сопротивление и вовлекать супервайзеров.

ЗНАНИЕ О ТОМ, КАК ПРИМЕНЯТЬ УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Ключевой механизм развития Знаний (Knowledge) – обучение. К сожалению, многим организациям не удается построить Понимание (Awareness) и Желание (Desire), и они пытаются получить поддержку изменений с начиная сразу с фазы обучения. Такой подход является крайне неэффективным. Он может спровоцировать сопротивление и сделать процесс адаптации более сложным. Важно убедиться, что ваша команда осознает необходимость изменений и проявляет желание пройти через них. Только при выполнении первых двух условий можно переходить к следующему этапу в рамках модели ADKAR – процессу обучения.

Вопросы, которые возникают у сотрудников на этапе приобретения Знаний (Knowledge):

«Какие навыки необходимы для внедрения процессов управления изменениями?»

«Каким образом приобрести данные навыки?»

Ключевые действия на этапе приобретения Знаний (Knowledge):

• Сформируйте у членов вашей команды понимание того, как сотрудники на индивидуальном уровне проходят через изменения. Чтобы быть эффективным менеджером по управлению изменениями, нужно понимать, как сотрудники проходят через изменения. Будь то ваша проектная команда, специалисты по коммуникациям, HR специалисты, старшие менеджеры и руководители, директоры или рядовые сотрудники – каждый из них будет лучше подготовлен к управлению изменениями, имея ясное и четкое понимание модели ADKAR.

• Обучайте принципам и процессам управления изменениями на уровне организации. Команда должна ознакомиться с методологией управления изменениями, которую вы будете использовать в своем проекте. Это может быть методология, выбранная специально для проекта, или методология, разработанная и внедренная на уровне организации. Компании используют и то и другое – свои собственные методологии, а также подходы и разработки других организаций. Ключевым фактором является понимание вашей командой того, какими инструментами управления изменениями она располагает (коммуникации, спонсорство, коучинг, обучение и т. д.), а также понимание, когда и как использовать эти инструменты.

• Получайте нужные инструменты и обучение. Prosci предоставляет перечень тренингов для применения подходов и использования управления изменениями в своей работе. Сертифицированные практики в управлении изменениями по методике Prosci предоставляет доступ к 3-Фазному Процессу управлению изменениями, шаблонам, оценкам, руководствам по использованию.

СПОСОБНОСТЬ ПРИМЕНЯТЬ НАВЫКИ И МОДЕЛИ ПОВЕДЕНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Способность применять знания, навыки и умения – это четвертый этап модели ADKAR, которую сотрудники достигают, пройдя этапы Понимания (Awareness), Желания (Desire) и Знаний (Knowledge). Как только человек достигает этапа Способность, команда может действовать, опираясь на полученные знания, приобретенных в процессе управления изменениями.

Вопросы, которые возникают у сотрудников на этапе Способность (Ability):

«Как только у меня будут необходимые знания, смогу ли я их применять на практике?»

«Что мне делать, если у меня возникнут проблемы или вопросы?»

Ключевые действия для этапа Способность (Ability):

• Учитывайте время и действия, необходимые для развития новых способностей. Передача Знаний о том, как меняться, не приводит автоматически к самим изменениям. Необходимо, чтобы люди начали действовать по-новому (т.е. демонстрировали Способность) для того, чтобы изменения были реализованы. Ускорить прохождение этапа Способность можно путем предоставления практических инструкций, индивидуальных коучинговых занятий, а также через общение с экспертами из соответствующих предметных областей.

• Обучайте практиков по управлению изменениями. Коучинг со стороны опытных и квалифицированных сотрудников вашей организации – отличный способ поддержать прохождение этапа Способности (Ability) вашей команды по управлению изменениями.

• Участвуйте в двухсторонних коммуникациях. Хотя знания иногда могут быть переданы в одностороннем порядке, вы должны быть готовы выслушать вопросы собеседника и, при необходимости, дать пояснения. Двусторонняя коммуникация позволяет закрепить Знания (Knowledge), давая сотрудникам возможность применять их в дальнейшем на практике.

• Используйте интерактивный подход на тренингах. Практическое обучение – один из наиболее важных способов развития Знаний и Способностей, особенно в обучении взрослых. Сертификационная программа по управлению изменениями Prosci ориентирована на работу с реальными проектами, которые участники берут из своей рабочей практики и разбирают на тренинге. Во время обучения участники разрабатывают план коммуникации, проводят оценку спонсорских компетенций, определяют особые тактики и многое другое по мере изучения и применения концепций управления изменениями. Все это развивает Способность участников применять и внедрять на практике Знания, полученные в ходе обучения и работы на тренинге.

• Делитесь ресурсами по приобретению и развитию Знаний. Ваши внутренние коучи и поддерживающий персонал являются отличным ресурсом, особенно когда вы предоставляете им инструменты и информацию, которые им необходимы для эффективной поддержки проектных команд и команд по управлению изменениями в периоды внедрения изменений.

ЗАКРЕПЛЕНИЕ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОДОЛЖЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОДХОДОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Изменения в крупных организациях могут носить временный характер, если сотрудники со временем возвращаются к прежнему образу работы. Если вы определили, что управление изменениями является важной составляющей для эффективности внедрения проектов в вашей организации, вы не можете рисковать потерей всего того, что было сделано, и возвращаться к работе по-старому.

Вопросы, которые возникают у сотрудников на этапе Закрепления (Reinforcement):

«Что будет, когда мы достигнем успеха?»

«Какова награда?»

«Планируются ли подобные вознаграждения в будущем, которые стимулировали бы нас на новые проекты изменений?»

Ключевые вехи и действия по развитию компоненты Закрепления (Reinforcement) включают:

• Вовлекайте руководителей высшего звена. Активное и видимое спонсорство по внедрению практики управления изменениями оказывает значительное влияние на применение новых практик. Лидеры должны закреплять практику управления изменениями как неотъемлемую часть всех будущих проектов. Лидеры также должны наделять проектные команды ответственностью применять управление изменениями на своих проектах.

• Наблюдайте за состоянием прогресса и создавайте системы измерения. Как и в случае с любыми другими изменениями, в которых вы ожидаете адаптацию и использование изменения сотрудниками, должно быть измерение успешности управления изменениями. Это могут быть статус встречи, опросы или метрики с показателями эффективности. Создавайте графики и следуйте им. Демонстрируйте результаты своей работы.

• Согласовывайте поощрение. Убедитесь, что система поощрений совпадает с целями проекта, позволяя вам управлять поведением, которое вы считаете наиболее оптимальным для целей проекта изменений и для самой команды по управлению изменениями.

• Празднуйте успехи. Выявление и празднование успехов проекта является важным фактором, поскольку это закрепляет вовлеченность и приверженность к применению практики управления изменениями. Подобные практики также поддерживают положительный настрой команды и могут создавать дополнительные импульсы к реализации новых проектов изменений.

ПРИМЕНЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Приведенные выше вопросы, действия и темы для обсуждения помогут вам заручиться поддержкой, необходимой для эффективного управления изменениями в проектах. Эта информация также поможет вам предвидеть и решать наиболее распространенные вопросы, которые зачастую тормозят сотрудников во времена даже самых незначительных перемен. Самое главное, помните, что изменения происходят последовательно. Люди на вряд ли смогут принять и пройти через изменения эффективно, если вы попытаетесь перескочить через одну или сразу несколько ступеней. Дойдя до этапа обучения, вы захотите максимизировать свои инвестиции путем передачи знаний и навыков людям, которые действительно этого хотят.

Читать в оригинале

Чтобы глубже погрузиться в тематику управления изменениями и научиться управлять ими эффективно, мы предлагаем вам ознакомиться с расписанием будущих сертификационных тренингов по управлению изменениями Prosci®. Напоминаем, что любой тренинг может быть проведен внутрикорпоративно.