Причина не в том, что технологии не работают. Причина в том, что люди не получают достаточной поддержки, чтобы принять и использовать их. Цели цифровой трансформации звучат многообещающе: рост производительности, снижение затрат, улучшение клиентского опыта. Но они достигаются только тогда, когда сотрудники осваивают новые способы работы. Качественное управление изменениями обеспечивает структуру, которая позволяет превратить цифровые цели в измеримые результаты. Это достигается за счёт подготовки, оснащения необходимыми инструментами и поддержки людей в процессе изменений.

В этой статье рассматриваются восемь целей цифровой трансформации и способы их достижения с помощью управления изменениями. Потому что цифровая трансформация успешна только тогда, когда её реализуют люди.

Это изменение, затрагивающее людей.

ERP-системы обещают более быстрые рабочие процессы, глубокую аналитику и оптимизацию операций. Но без управления человеческой стороной изменений эти преимущества так и останутся недостижимыми. Сопротивление изменениям, дефицит цифровых компетенций и слабая согласованность действий лидеров способны замедлить или полностью остановить прогресс.

Ориентированный на людей подход к управлению изменениями помогает командам адаптироваться, оставаться вовлечёнными и закрепить новые способы работы — так чтобы бизнес-трансформация приносила долгосрочный результат.

Что такое ERP-трансформация?

По данным Precedence Research, мировой рынок ERP-программного обеспечения к 2034 году достигнет 110,15 млрд долларов, а по прогнозам Oracle NetSuite, рынок облачных ERP-систем к 2028 году превысит 130 млрд долларов.

Почему же организации по всему миру активно инвестируют в модернизацию своих ERP-систем? Ответ очевиден: по данным отчёта Hubspot, 97% компаний, использующих ERP-системы, отмечают улучшение бизнес-процессов.

Роль ERP в цифровой трансформации бизнеса сложно переоценить. Используя передовые технологии в рамках ERP-системы, вы можете оптимизировать операции, повысить эффективность и улучшить принятие решений на основе данных.

ERP-трансформация предполагает интеграцию новых технологий — облачных вычислений, искусственного интеллекта и машинного обучения — в существующую ERP-систему. Результат: быстрые автоматизированные бизнес-процессы, аналитика в режиме реального времени и принципиально новые возможности для создания бизнес-ценности.

Ключевые преимущества ERP-трансформации

Значительный прирост эффективности, более взвешенные управленческие решения и адаптивная бизнес-модель — неудивительно, что как малый и средний бизнес, так и крупные предприятия всё активнее делают ставку на модернизацию ERP.

Вот какие преимущества открывает внедрение передовых технологий в вашу ERP-систему:

• Повышение операционной эффективности. ERP-трансформация объединяет несколько бизнес-функций на единой платформе, устраняя разрозненность инструментов и данных. Команды работают быстрее, когда все процессы функционируют синхронно. В результате мы видим измеримый прирост эффективности во всей организации. Рост эффективности, как правило, влечёт за собой снижение затрат. По данным Ultra Consultants, 40% компаний зафиксировали сокращение ИТ-расходов после внедрения новой ERP-системы.
• Автоматизация ручных операций. Замена трудоёмких ручных задач быстрыми автоматизированными рабочими процессами ускоряет производительность и устраняет потери времени. Автоматизация рутины способствует тому, что сотрудники могут сосредоточиться на работе, которая действительно приносит результат.
• Улучшение качества принятия решений. Лучшие данные — лучшие решения. Доступ к данным в режиме реального времени и мощная аналитика способствуют более взвешенному принятию решений. Вы получаете нужную видимость для оптимального и быстрого выбора, направляя бизнес к устойчивому росту. Когда международная продовольственная корпорация поставила задачу улучшить сбор данных для принятия более обоснованных решений, она перешла с шести разрозненных систем на единую платформу SAP. Применение структурированного подхода Prosci к управлению изменениями в рамках этого масштабного проекта обеспечило успешное внедрение с вовлечением более 500 пользователей и предоставило бизнес-аналитику, необходимую для качественного улучшения процессов принятия решений.
• Возможности для инноваций. Современные ERP-платформы создают фундамент для интеграции перспективных технологий: ИИ, машинного обучения и интернета вещей. Располагая этой инфраструктурой, вы сможете оперативно внедрять новые инструменты и разрабатывать инновационные способы создания бизнес-ценности.
• Адаптивность и масштабируемость. Конкурентные рынки требуют гибкости. ERP-трансформация даёт инструменты для адаптации и роста без сбоев в работе. При изменении потребительского спроса или рыночных условий ваша система будет готова к масштабированию — удерживая бизнес впереди любых перемен.
• Улучшение совместной работы. Когда подразделения используют единый источник достоверных данных, коммуникация укрепляется, а разрозненность устраняется. Команды координируют усилия без лишних усилий, а сотрудничество становится неотъемлемой частью ежедневной работы.
• Повышение удобства работы пользователей. Интуитивно понятные интерфейсы и доступ «в любое время и из любого места» делают ERP-системы простыми в использовании и удобными для быстрого освоения. Сотрудники тратят меньше времени на изучение новых технологий и больше — на применение их для достижения результатов.
• Рост удовлетворённости сотрудников. Оптимизированные рабочие процессы и эффективные инструменты позволяют сотрудникам работать с максимальной отдачей. Устраняя лишние трудности в повседневных задачах, вы не просто повышаете производительность, вы укрепляете удовлетворённость работой и результативность всей команды.

Может показаться, что преимущества ERP-трансформации определяются техническими факторами. На самом деле ключом к устойчивой трансформации являются люди. Далее мы рассмотрим, почему управление изменениями — это неотъемлемая составляющая успеха ваших ERP-инициатив.

Почему управление изменениями — неотъемлемая часть ERP-трансформации

У вас могут быть самые передовые ERP-инструменты на рынке. Но если ваши люди не примут их, трансформация остановится. ERP-проекты терпят неудачу зачастую не потому, что система несовершенна, а потому что сотрудники сопротивляются изменениям или теряют вовлечённость. Структурированный подход к управлению изменениями решает эту проблему напрямую: он сопровождает людей через состояние неопределённости и формирует у них готовность принять новые способы работы. От формирования осознания необходимости изменений до закрепления нового поведения — он обеспечивает структуру и поддержку, необходимые для того, чтобы ERP-инвестиции приносили долгосрочные бизнес-результаты.

Вот как подход, ориентированный на людей, усиливает успех ERP-трансформации:

• Обеспечивает принятие и использование системы пользователями. Успех вашей ERP-системы напрямую зависит от того, насколько хорошо люди её принимают и используют. Именно поэтому управление изменениями так важно. Фокусируясь на подготовке и поддержке людей в освоении новых инструментов и технологий, управление изменениями помогает повысить уровень принятия и достичь ожидаемых результатов.
• Помогает предотвратить сопротивление. Люди сопротивляются изменениям по разным причинам: кто-то держится за привычные бизнес-процессы, кто-то чувствует себя неготовым к новой цифровой среде. Управление изменениями помогает работать с сопротивлением, предвидя эти опасения, и устраняя их заблаговременно.
• Снижает неопределённость и замешательство. Когда сотрудники не понимают необходимости ERP-трансформации, у них формируется скептицизм, который замедляет принятие изменений и подрывает динамику проекта. Управление изменениями решает эту задачу, ставя во главу угла прозрачную коммуникацию о причинах и преимуществах изменений.
• Формирует уверенность и компетентность. Устойчивое принятие изменений требует большего, чем просто технических навыков. Чтобы уверенно работать в новых условиях, людям нужны готовность применять эти навыки на практике и способность адаптироваться к новым способам работы. Благодаря акценту на обучении и развитии управление изменениями обеспечивает и то и другое.
• Стимулирует активное спонсорство. Данные однозначны: доступность спонсора напрямую влияет на успех проекта. По результатам исследования Prosci, проекты с хорошим или отличным доступом к спонсорам демонстрируют успешность на уровне 72%. Управление изменениями побуждает спонсоров к активному участию, укрепляя результаты проекта.

Корреляция доступности спонсора и достижение целей проекта

• Удерживает проект на правильном курсе. Достичь целей ERP-внедрения — это одно. Но обеспечить устойчивое принятие и использование системы в долгосрочной перспективе? Для этого необходимо тщательно отслеживать результаты на каждом этапе. Структурированный подход к управлению изменениями обеспечивает мониторинг прогресса и позволяет своевременно вносить необходимые корректировки.
• Улучшает результаты проекта. Управление изменениями — это не просто сопровождение трансформации. Оно существенно повышает вероятность её успеха. Исследования Prosci показывают: проекты с отличным управлением изменениями в семь раз чаще достигают поставленных целей. Обладая надёжным подходом к управлению изменениями в качестве дорожной карты трансформации, вы будете готовы преодолеть любые трудности ERP-внедрения.

Сложности ERP-трансформации

ERP-трансформация открывает широкие бизнес-возможности. Но она сопряжена с определёнными трудностями. У всех нижеперечисленных вызовов есть одна общая черта: каждый из них можно преодолеть с помощью ориентированного на людей управления изменениями.

Процент участников исследования, которые достигли поставленных целей проекта или превысли их

Сопротивление изменениям

Сопротивление — естественная реакция человека. Но если с ним не работать, оно способно застопорить принятие изменений и нарушить ход проекта. Наши исследования показывают: большая часть сопротивления — как со стороны сотрудников, так и со стороны руководителей — поддаётся предотвращению при наличии структурированного подхода к управлению изменениями.

Главная причина сопротивления — недостаток понимания. Зачем это происходит? Как это повлияет на меня? Что будет, если всё останется как есть? Управление изменениями отвечает на эти вопросы напрямую: вовлекая сотрудников на ранней стадии, собирая их мнения и адресно работая с опасениями. Это формирует у людей чувство причастности и минимизирует сопротивление прежде, чем оно станет серьёзным препятствием.

Компания Sunflower Electric столкнулась с высоким уровнем сопротивления в ходе нескольких масштабных и сложных инициатив по внедрению изменений, включая внедрение ERP-системы Oracle Fusion. Партнёрство с Prosci позволило встроить управление изменениями в операционную деятельность и сформировать компетенции в области управления изменениями на уровне всей организации. Сегодня Sunflower Electric реализует управление изменениями, опираясь на прочный фундамент организационных компетенций в этой области и культуру, готовую к изменениям.

Недостаток понимания необходимости изменений

Когда сотрудники не понимают причин ERP-трансформации, их скептицизм нарастает, что замедляет принятие изменений и подрывает импульс проекта. Структурированный подход к управлению изменениями формирует осознание необходимости изменений с помощью целевого плана коммуникаций, который чётко доносит видение, преимущества и цели. Прозрачные сообщения помогают всем участникам сохранять согласованность и вовлечённость в процесс трансформации.

Недостаточное обучение

Даже самая передовая ERP-система не оправдает вложений без целенаправленного обучения. Когда сотрудники не получают необходимой подготовки, низкий уровень принятия и неудовлетворённость пользователей становятся неизбежными. Управление изменениями обеспечивает успех через ролевые программы обучения, которые дают людям на каждом уровне организации знания и уверенность, необходимые для эффективной работы.

Дефицит коммуникаций

Непоследовательная или неполная коммуникация порождает замешательство и недопонимание. Не имея чёткого представления о том, что меняется и почему, сотрудники могут утратить доверие к процессу. Структурированный подход к управлению изменениями устраняет эти пробелы с помощью регулярных многоканальных обновлений, которые подкрепляют прогресс, уточняют ожидания и поддерживают согласованность действий.

Сложности интеграции

Интеграция ERP с существующими рабочими процессами и устаревшими системами может оказаться сложной и дестабилизирующей задачей, если решать её в изоляции. Несогласованность между командами или проблемы с миграцией данных могут привести к задержкам и дорогостоящим ошибкам. Управление изменениями обеспечивает взаимодействие между ИТ-подразделением, проектной командой и командой по управлению изменениями. Это помогает синхронизировать модернизацию устаревших систем и интеграционные работы в рамках всей организации.

Ограниченность ресурсов

ERP-трансформация требует времени, бюджета и сосредоточенности. При недостатке ресурсов команды оказываются перегружены, а при отсутствии чётких приоритетов успех проекта оказывается под угрозой. Управление изменениями поддерживает поэтапный подход, при котором сначала внедряется функциональность с наибольшей бизнес-ценностью. Это снижает нагрузку и обеспечивает постепенные победы, формирующие импульс для продвижения вперёд.

Культурное сопротивление

Глубоко укоренившиеся привычки и жёсткие устоявшиеся способы работы могут создавать невидимые барьеры для ERP-трансформации и новых цифровых процессов. Если не работать с культурой, даже самое мощное техническое решение рискует зайти в тупик. Управление изменениями решает эту задачу напрямую — через инициативы, которые укрепляют адаптивность и закрепляют новые модели поведения: вовлечение лидеров, семинары и программы признания заслуг.

Каждый из этих вызовов — это возможность применить проверенные стратегии управления изменениями. Далее мы рассмотрим лучшие практики преодоления препятствий ERP-трансформации с применением методологии Prosci.

Лучшие практики успешной ERP-трансформации с использованием модели ADKAR от Prosci

Внедрение ERP-трансформации — сложный процесс. Проверенный фреймворк управления изменениями, такой как модель Prosci ADKAR®, способен кардинально повысить ваши шансы на успех.

Ниже представлены лучшие практики применения модели ADKAR для построения дорожной карты трансформации.

Понимание необходимости изменений (Awareness)

• Объясняйте «зачем» — донесите причины ERP-трансформации. Используйте несколько каналов коммуникации (совещания, электронная почта, семинары), чтобы каждый участник процесса понимал её необходимость и срочность.
• Делитесь историями успеха — приводите актуальные для вашей отрасли примеры успешных ERP-внедрений, демонстрируя реальные преимущества на практике.

Желание участвовать в изменениях (Desire)

• Вовлекайте людей заблаговременно — привлекайте затронутых изменениями сотрудников уже на этапе планирования. Раннее вовлечение формирует приверженность и снижает вероятность возникновения сопротивления.
• Определяйте личные выгоды — покажите, как новая ERP-система принесёт пользу лично каждому сотруднику. Даёт ли она более удобный доступ к информации? Оптимизирует ли их рабочие процессы? Сделайте это очевидным.

Знания, как действовать по-новому (Knowledge)

• Организуйте обучение — разработайте комплексный план обучения, адаптированный под разные группы пользователей. Включите практические занятия, обучающие материалы и руководства пользователя.
• Задействуйте агентов изменений — выявите и подготовьте агентов изменений внутри организации, которые смогут поддерживать коллег и содействовать обмену знаниями.

Способность применять необходимые навыки и модели поведения (Ability)

• Проводите практические симуляции — используйте симуляции или тестовые среды (sandbox), чтобы сотрудники могли отрабатывать работу с новой системой в безопасных условиях.
• Обеспечьте постоянную поддержку — убедитесь, что ресурсы поддержки доступны и после завершения внедрения: служба поддержки, выделенные группы сопровождения.

Закрепление, для обеспечения устойчивости изменений (Reinforcement)

• Отслеживайте уровень принятия — используйте оценки по модели ADKAR для мониторинга прогресса и выявления областей, где требуется дополнительное закрепление. Это поможет своевременно выявлять сопротивление или пробелы в знаниях.
• Отмечайте достижения — признавайте и поощряйте сотрудников, успешно освоивших новую систему, закрепляя позитивные модели поведения.

Применение модели ADKAR для сопровождения людей через переходный период может кардинально повлиять на ваши результаты. По данным исследования Prosci, 51% респондентов оценили модель ADKAR как чрезвычайно эффективный инструмент управления изменениями.

Дополнительные лучшие практики

Используйте следующие лучшие практики для усиления результатов применения модели ADKAR в ERP-трансформации.

Интеграция управления изменениями с управлением проектами

Наши исследования показывают: интеграция управления изменениями с управлением проектами существенно повышает показатели успешности. По данным исследования Prosci, почти 50% проектов, в которых эти два подхода были объединены, достигли или превысили поставленные цели.

Вот несколько стратегий для интеграции управления изменениями и управления проектами:

• Согласуйте ключевые этапы модели ADKAR с результатами проекта. Это обеспечит работу как с технической, так и с человеческой стороной изменений на протяжении всего жизненного цикла проекта.
• Назначьте специалиста по управлению изменениями для совместной работы с руководителем проекта — это поможет встроить мероприятия по управлению изменениями в план проекта.
• Включите результаты управления изменениями в число результатов проекта, обеспечив их приоритизацию и должное ресурсное обеспечение.

Проведение регулярных оценок

Регулярно проводите оценки по модели ADKAR для анализа эффективности ваших усилий по управлению изменениями. Это даст ценные данные об областях, требующих совершенствования или дополнительной поддержки. Внедрите механизмы обратной связи для сбора информации о том, как сотрудники воспринимают работу с новой ERP-системой. Эти данные станут основой для непрерывного улучшения.

Разработка стратегии управления изменениями

Разработайте комплексную стратегию управления изменениями, определяющую ваш подход к работе с человеческой стороной ERP-трансформации. Она должна включать цели, ключевые мероприятия, сроки и ресурсы. Применяя эти лучшие практики, вы укрепите результаты ERP-трансформации и обеспечите более плавный переход к целевому состоянию.

Достигните успеха в ERP-трансформации благодаря структурированному управлению изменениями

ERP-трансформация обещает более быстрые рабочие процессы, качественные данные и эффективные управленческие решения. Но реализация этих возможностей зависит от людей, а не только от систем. Управление изменениями превращает это обещание в конкретные результаты. Опираясь на практический фреймворк — модель Prosci ADKAR, — вы сможете обеспечить бесшовную ERP-трансформацию, достигающую каждой из поставленных целей.

Руководствуясь подходом Prosci, основанным на многолетних исследованиях, вы раскроете полный потенциал своих ERP-инвестиций и будете готовы к любым будущим вызовам.

Источник: https://www.prosci.com/blog/erp-transformation