Однако сложности с внедрением и сопротивление со стороны сотрудников часто создают непредвиденные риски и уменьшают преимущества ERP-системы. Ниже рассказываем, как модель Prosci ADKAR® помогает успешно управлять изменениями и преодолевать сопротивление при внедрении ERP-систем 

ERP-системы и необходимость изменений 

Чтобы повысить эффективность и снизить долгосрочные издержки, крупные и малые компании переходят на ERP-системы. Компании используют эти системы для управления и совершенствования процессов, начиная от закупок и производства и заканчивая финансовыми и кадровыми функциями в масштабах всего предприятия. Все эти усилия помогают устранить потери, повысить производительность и увеличить удовлетворенность сотрудников. 

Поскольку ERP-система интегрирует данные в общую базу, информация легко перемещается между различными подразделениями. В результате устраняется дублирование данных, повышается их достоверность, улучшается удобство использования и команды легче преодолевают барьеры между отделами. Интегрированные данные и процессы также дают руководителям и сотрудникам больше возможностей для принятия решений на основе актуальной информации. 

Учитывая значительные инвестиции времени и ресурсов, а также важность ожидаемых выгод от проекта, для вашего бизнеса крайне важно распознавать и преодолевать сопротивление изменениям ERP посредством эффективного управления изменениями. 

Сопротивление внедрению ERP системам и другие сложности при адаптации 

Скорее всего, ваши сотрудники привыкли к знакомым устаревшим системам. Несмотря на все преимущества, которые предлагает ERP инструменты, переход от знакомых приложений к новой системе создает ряд проблем для технических сотрудников и руководителей среднего звена. По мере того как затронутые сотрудники переходят от комфортного текущего состояния к переходной фазе, сопровождающейся сбоями, и, в конечном итоге, к целевому состоянию, технические проблемы часто вызывают проблемы с персоналом, которые приводят к сопротивлению.  

В рамках планирования внедрения ERP руководители и проектная группа должны тщательно определить бизнес-требования и ожидаемые выгоды от проекта. Без четко сформулированных требований и выгод сотрудники, работающие с системой, могут создавать нереалистичные ожидания. В свою очередь, нереалистичные ожидания часто приводят к запросам на кастомизацию, которые увеличивают объем проекта и замедляют его реализацию.  

В процессе внедрения сотрудники могут испытывать трудности с выполнением текущей работы одновременно с освоением новой системы. Проектные команды должны контролировать все этапы подготовки к «go live», одновременно реализуя технологические, функциональные и процессные изменения в ускоренном режиме. Давление, связанное с необходимостью осваивать новые навыки, термины и процессы, дополнительно повышает уровень стресса среди сотрудников. 

Каждая из этих проблем увеличивает риск проекта. Необходимость понимания и снижения этого риска подчеркивает необходимость развития в организации сильных компетенций по управлению изменениями. Если вы не справитесь с этими проблемами должным образом, технические и человеческие проблемы внедрения ERP могут привести к недовольству сотрудников и других заинтересованных сторон, увеличению стресса и потере доверия. 

Страх и сопротивление изменениям в ходе внедрения ERP 

Изменения, вызванные внедрением ERP, часто кажутся сотрудникам чрезвычайно личными и подавляющими. Вновь определенные процессы иногда приводят к перемещению задач из одного отдела в другой или даже к реструктуризации организации. Нагрузка на некоторые отделы может увеличиться, в то время как на другие — уменьшиться или переместиться в другие области. Каждое из этих изменений разрушает комфортные рабочие отношения. И все это происходит в рамках плана проекта, который, кажется, имеет собственную жизнь и свой собственный словарный запас. Результатом часто становятся страх и сопротивление.  

Страх перед изменениями 

Безусловно, страх перед изменениями подпитывает сопротивление. При переходе на новую технологию страх перед неизвестным определяет реакцию ваших сотрудников на изменения. Переход на систему ERP усиливает этот страх, потому что никто не видит готовый продукт до момента go-live проекта. Несмотря на то, что поставщики и руководители проектов стараются убедить команды в том, что их ждут более эффективные рабочие процессы и более благоприятная для сотрудничества среда, и просят проявить терпение по мере развития процесса, люди, которые будут использовать новую систему, могут не полностью поверить в эти заверения. 

Страх перед неизвестным 

Внедрение системы ERP требует от сотрудников освоения новых навыков, что создает давление в плане повышения квалификации и переквалификации в ограниченные сроки. Кроме того, сотрудники должны сохранять продуктивность при выполнении текущих рабочих задач, одновременно осваивая новые навыки, что вызывает стресс даже у самых опытных специалистов. В частности, для сотрудников в середине карьеры страх перед освоением новых навыков может усилить стресс, затруднить принятие решений и даже вызвать физические заболевания. 

Страх перед неудачей 

Страх неудачи проявляется в нежелании пробовать новые процессы или практики. Если сотрудники обходят или игнорируют источники своего страха (например, кривую обучения), этот страх трансформируется в другие формы сопротивления изменениям. 

Как модель ADKAR помогает преодолевать сопротивление при внедрении ERP-систем 

Эффективное управление изменениями имеет решающее значение при внедрении ERP-систем из-за их влияния на повседневную работу и моральный дух сотрудников. С моей точки зрения, модель Prosci ADKAR обеспечивает оптимальную согласованность с внедрением ERP-системы и помогает отдельным людям и группам, подверженным аналогичному воздействию, пройти через переходный период структурированным образом. 

Поскольку модель ADKAR делает акцент на «человеческой стороне» изменений, руководители среднего звена становятся более осведомлёнными о сложности выполняемой работы, а также о том, как разработка и тестирование программного обеспечения влияет на эти процессы. 

Помимо фокусировки на человеческом аспекте изменений, модель ADKAR ориентирована на успех проекта. Управление изменениями через ADKAR помогает руководителям компании снижать сопротивление, выявлять готовность сотрудников к принятию изменений и затем закреплять эти способности для устойчивого внедрения. 

Вот как каждый элемент ADKAR применяется при смягчении или преодолении сопротивления системам ERP: 

Понимание необходимости изменений (Awareness) 

Формирование понимания необходимости изменений помогает снизить сопротивление, отвечая на вопросы сотрудников о причинах изменений и их влиянии на работу. 

Внедрение любых изменений, затрагивающих организационные и культурные аспекты, требует отличной коммуникации со стороны руководителей, руководителей среднего звена и руководителей проектов. Применяя модель ADKAR, важно формировать Понимание необходимости внедрения ERP и обеспечивать доступ к информации о проекте. Коммуникация должна быть налажена как по вертикали, так и по горизонтали, с чёткими каналами для обмена обратной связью. 

Желание (Desire) 

Формирование желания устраняет сопротивление, отвечая на вопросы, которые возникают у людей во время перемен, включая бизнес-вопрос «Почему» стоит за переменами и личный вопрос «Что мне это даст?». 

Желание участвовать в изменениях и поддерживать их возникает, когда руководители компаний открыто сообщают о причинах изменений, а затем продвигают новую перспективу. Успешное внедрение ERP зависит от того, насколько специалисты по управлению изменениям собирают отзывы от затронутых групп, насколько быстро руководители среднего звена реагируют на проблемы и устраняют препятствия, а также от того, насколько спонсоры поощряют людей участвовать в процессе и демонстрируют правильное поведение. Продуктивное общение и активное участие способствуют согласованию с целями стратегии ERP.  

Знания (Knowledge) 

Знания о том, как использовать ERP-систему, снижают уровень неуверенности и помогают сотрудникам подготовиться к своей роли в условиях изменений. 

При рассмотрении вопросов, связанных со знаниями, специалисты по управлению изменениями должны выступать за программы обучения ERP, которые охватывают как технические аспекты новой системы, так и любые изменения процессов и рабочих потоков, которые необходимо принять и использовать сотрудникам. В то время как отдел кадров может нуждаться в обучении новым процедурам найма и адаптации новых сотрудников, финансовые команды потребуют обучения, посвященного процессам учета дебиторской и кредиторской задолженности, выставлению счетов, заявкам на закупку и процедурам на конец финансового года. Наряду с конкретным обучением сотрудников затронутых отделов, руководители проектов должны также учитывать, как эти и другие процедуры влияют на людей и заинтересованные стороны, а также тип обучения, который наилучшим образом соответствует их потребностям. 

Способность (Ability) 

Способность применять полученные знания на практике позволяет сотрудникам уверенно действовать в новой системе и демонстрировать требуемое поведение к моменту запуска («go-live»). 

Специалисты по управлению изменениями могут помочь вашей организации достичь поставленных целей, обеспечив сотрудникам возможность принять и применить изменения, которые стали возможными благодаря внедрению ERP. Для развития способностей специалисты по управлению изменениями должны работать с руководителями среднего звена, предоставляя практические занятия и коучинг. По мере того, как сотрудники по всему предприятию осваивают новые инструменты ERP, они могут помогать другим осваивать новые навыки. 

Закрепление (Reinforcement) 

Сопротивление может возникать на любом этапе, и сотрудники способны возвращаться к старым привычкам. Закрепление изменений обеспечивает устойчивость результатов, поддерживает вовлечённость и предотвращает откат к прежним способам работы. 

Используя модель ADKAR для закрепления изменений ERP, специалисты по управлению изменениями совместно с проектной командой собирают обратную связь о том, как используется система. На основе опросов и встреч вносятся коррективы, повышающие эффективность работы. Оценка прогресса осуществляется с помощью метрик, отражающих реализацию изменений и достижение выгод. 

Подготовка к преодолению сопротивления изменениям в ERP 

При внедрении системы ERP специалисты по управлению изменениями должны начинать работу с преодоления сопротивления на этапе запуска проекта и на протяжении всего его жизненного цикла. Процесс управления сопротивлением начинается с оценки готовности вашей организации к изменениям, которая обычно проводится совместно с руководителем проекта и представителями вендора. 

Процесс продолжается с определением основных и второстепенных заинтересованных сторон, оценкой влияния изменений и рисков, а также вовлечением заинтересованных сторон до внедрения ERP. Я прошу специалистов по управлению изменениями также начать работать над преодолением барьеров ADKAR для сотрудников, на которых повлияют изменения, до начала внедрения. 

При оценке возможного сопротивления изменениям я рекомендую специалистам по внедрению изменений применять 10 аспектов влияния изменений, разработанных Prosci. Это полезный инструмент для определения изменений для отдельных лиц, учета индивидуального и группового влияния изменений, а также в качестве основы для построения метрик принятия изменений. Кроме того, эти аспекты создают основу для более оперативного реагирования на потребности сотрудников и повышения их вовлеченности. 

Переосмысление и преодоление сопротивления изменениям ERP 

Для эффективного понимания и управления сопротивлением необходимо взглянуть на него под другим углом, исключающим негатив и обвинения. Переосмысление сопротивления таким образом поможет вам лучше определить типы сопротивления и их первопричины, а также разработать правильную тактику, которая поможет людям преодолеть свои барьеры. 

Ваша организация может получить еще больше преимуществ от внедрения ERP, применяя надежную методологию управления изменениями, которая включает модель ADKAR. Это обеспечит согласованность между организационными требованиями к системе ERP и потребностями людей, на которых влияют изменения, а также гарантирует солидную отдачу от инвестиций в проект ERP. 

Источник: https://www.prosci.com/blog/overcome-resistance-to-erp-systems-changes-with-adkar