Однако зачастую спонсоры не могут обеспечить поддержку изменений ни на словах, ни на деле. Поговорим о том, как помочь основному спонсору сформировать коалицию, которая обеспечит успех изменений.

Ключевые функции эффективного спонсора

Успех работы специалистов по управлению изменениями зависит от того, как руководители высшего звена выполняют функции, обозначаемые аббревиатурой АВС. Это три ключевые функции, которые нужно исполнять спонсору, чтобы стать эффективным лидером изменений. Спонсор должен (А) принимать активное и видимое участие на протяжении всего проекта, (В) формировать коалицию для поддержки изменений и (С) общаться с сотрудниками напрямую.

Из всех ключевых функций именно формирование коалиции может оказаться невыполнимой задачей даже для самого добросовестного спонсора. В 11-м издании исследования «Лучшие практики в управлении изменениями» от компании Prosci 36% респондентов отметили, что именно эту функцию спонсорам труднее всего выполнять в ходе изменений.

Почему так происходит? Чаще всего причина заключается в том, что спонсоры не понимают, какова их функция. В ходе исследования проектные команды сообщали, что половина их спонсоров не понимают или понимают только частично, в чем состоит их функция при управлении человеческой стороной изменений. В то же время 36% опрошенных отметили, что их спонсоры недооценили или неправильно поняли влияние проекта на людей. Неудивительно, что работу спонсоров по формированию коалиции только в 33% случаев оценили как эффективную или чрезвычайно эффективную.

Эффективная спонсорская коалиция

Несмотря на то, что некоторые изменения невелики по масштабу и для них достаточно одного спонсора, большинство изменений в организации затрагивают сразу несколько подразделений и потому требуют участия нескольких спонсоров. Спонсорская коалиция включает в себя основного спонсора и локальных спонсоров, которые поддерживают изменения на разных уровнях организации, проводя ключевые мероприятия в своих подразделениях.

Согласно исследованиям Prosci выделяются следующие признаки эффективной спонсорской коалиции:

• Вовлечение в процесс изменений сотрудников на всех уровнях организации
• Создание, коучинг и поддержка активной сети агентов изменений
• Объяснение важности личного примера изменений, поощрение участия в изменениях и обеспечение поддержки со стороны руководителей высшего звена
• Обеспечение поддержки проекта среди остального руководства
• Обеспечение согласованности целей у руководителей подразделений
• Разъяснение функций
• Поощрение и получение обратной связи от руководства.

Ваша цель как специалиста по управлению изменениями состоит в том, чтобы помочь спонсорам привлечь своих коллег и добиться от последних понимания того, почему они должны активно поддерживать изменения или подавать личный пример изменений для сотрудников, а также обеспечить выполнение ими взятых обязательств. Будучи проводниками изменений, вы и проектная команда должны обеспечить коучинг и поддержку, а также работать со спонсорами для содействия ключевым мероприятиям и действиям по мере необходимости.

ЗАЧЕМ НУЖНА СПОНСОРСКАЯ КОАЛИЦИЯ?

Если спонсоры не подают личный пример, не продвигают и не отстаивают изменения в должной мере, либо делают это на словах, но не на деле, то это снижает шансы на успех проекта. Дело в том, что люди не склонны стремиться к изменениям больше, чем их спонсор. Исследования Prosci постоянно доказывают, что в проектах с чрезвычайно эффективными спонсорами выполнение/перевыполнение задач наблюдается более чем в два раза чаще, чем в проектах с абсолютно неэффективными спонсорами.

5 Способов помочь спонсорам сформировать коалицию для поддержки изменений

Для формирования эффективной спонсорской коалиции существует множество способов, выбор которых зависит от характера изменений и потребностей организации. Главное, чтобы спонсоры располагали достаточным количеством информации и инструментов для вовлечения в процесс своих коллег и стейкхолдеров. Далее представлены 5 рекомендаций по формированию коалиции для поддержки изменений.

1. Убедительное обоснование необходимости изменений

Руководители ценят факты, данные и результаты. Если перед ними стоит задача убедительно обосновать перед коллегами необходимость изменений, то эту работу можно существенно облегчить, если предоставить им актуальную информацию, а также примеры исследований. К этому также относятся сведения о пользе изменений, сопротивлении и рисках при отказе от изменений.

2. Общение на понятном языке и по существу

Зачастую руководители не знакомы с понятиями из области управления изменениями. Ваши слова найдут отклик, если общение будет проходить на понятном для всех языке и затрагивать только те аспекты организации, которых затронут изменения.

3. Разработка дорожной карты спонсора

Анализ уровня заинтересованности спонсоров и согласованности их действий на всех уровнях организации позволит вам и вашему спонсору освоить такие элементы модели ADKAR, как «Понимание», «Желание» и «Закрепление». Представив результаты анализа всей организации в виде графика, вы сможете наглядно оценить уровень поддержки изменений в каждом подразделении, проанализировать общее состояние коалиции, определить необходимые мероприятия и выявить риски, угрожающие вашим изменениям.

4. Обеспечение спонсоров и агентов изменений знаниями

Большинство спонсоров освоили элементы «Понимание» и «Желание»: они осознают важность собственных функций и хотят работать эффективно. Однако далеко не у всех есть доступ к полноценному «Знанию» о том, что именно должен делать эффективный спонсор. Решить эту проблему помогает брифинг по управлению изменениями для спонсоров, в ходе которого наглядно демонстрируется связь между управлением изменениями и успехом организации, а также подробно описывается важная роль спонсора в обеспечении такого успеха при поддержке стейкхолдеров. Как только спонсоры и участники коалиции получат эти базовые знания, каждые две недели можно будет проводить с ними встречи для обмена новой информацией, разъяснения непонятных моментов и устранения препятствий.

5. Коучинг спонсоров

Периодический индивидуальный коучинг позволяет спонсорам трансформировать «Знание» в «Способность». Проектные команды также могут привлекать эффективных спонсоров для обучения новых или менее эффективных спонсоров методам управления изменениями.

Для спонсора из высшего руководства формирование спонсорской коалиции – это важная часть взаимодействия с сотрудниками в процессе изменений. В этом вопросе ваша задача как специалиста по управлению изменениями состоит в том, чтобы с помощью эффективного планирования, коучинга, формирования знаний и навыков поддерживать спонсора на пути к успеху, действуя при этом непублично. Работая вместе с основным спонсором, вы можете помочь ему обеспечить существенную поддержку изменений как на словах, так и на деле, создав при этом эффективную коалицию в рамках всей организации.