Когда руководителей проектов и специалистов по управлению изменениями спрашивают о факторе успешности проекта номер один, , как правило, им хорошо известен ответ: активная и видимая спонсорская поддержка. Во всех исследовательских отчетах Prosci по «Лучшим практикам в управлении изменениями», активное и видимое спонсорство занимает первое место среди факторов, способствующих успеху проекта, и упоминается в четыре раза чаще, чем любой другой фактор. Однако несмотря на то, что у значительной доли проектов имеется назначенный основной спонсор, многие специалисты по управлению изменениями не получают от него реальной поддержки, необходимой для успеха.

Почему необходима реальная спонсорская поддержка при изменениях?

Чтобы понять, почему для успешной реализации изменений важна роль основного спонсора, рассмотрим, что она включает в себя на самом деле. Основные спонсоры нужны лидерам изменений для выполнения всех функций модели спонсорства ABC:

• Активное и видимое участие на протяжении всего проекта
• Построение коалиции спонсоров
• Коммуникационная поддержка и продвижение изменений для групп сотрудников, на которых влияют изменения

При отсутствии такого спонсорства лидеры изменений часто испытывают:

• Усиление сопротивления со стороны сотрудников, включая руководителей ключевых подразделений организации
• Отсутствие доступа к ресурсам, необходимым для поддержки проекта
• Медленное принятие изменений или их полное неприятие некоторыми подразделениями организации

Спонсор: номинальная роль или поддержка на практике?

Подумайте о проекте, над которым вы работаете в данный момент. Если вы согласны с утверждениями, приведенными выше, и один из руководителей высшего звена согласился стать основным спонсором вашего проекта, можно подумать, что все в порядке. К сожалению, результаты исследований не поддерживают этот вывод. Участники исследования Prosci отметили, что неэффективное спонсорство изменения является препятствием номер один для реализации изменений. Отвечая на вопрос «почему?», руководители проектов и специалисты по управлению изменениями не говорили, что им не хватает спонсора как такового. Вместо этого они отмечали следующее:

• Спонсор занимал не тот уровень или работал не в том подразделении организации, чтобы поддержать изменения (т.е. спонсору не хватало полномочий для контроля людей и систем, затронутых изменениями)
• Участие спонсора было незаметно (т.е. спонсор не взаимодействовал с проектной командой и не контактировал с сотрудниками)
• Спонсор не построил спонсорскую коалицию с другими бизнес-лидерами (в результате этого команда по управлению изменениями столкнулась с сопротивлением со стороны руководителей всей организации)
• Спонсор ослабил поддержку на середине проекта (или нашел другой более приоритетный проект)
• Спонсор не управлял сопротивлением, возникшим во время изменений

Что в итоге? Назначение руководителя высшего звена на роль основного спонсора не гарантирует эффективной спонсорской поддержки.

Чек-лист по спонсорству

Представленный ниже чек-лист – это простой инструмент, который поможет определить, обладаете ли вы необходимыми полномочиями для успешной реализации изменений. Каждый пункт оценивается по шкале от 1 до 5 баллов, где 1 балл означает «нет» или полное несогласие с утверждением, а 5 баллов – «да» или полное согласие с утверждением.

Если вы набрали от 40 до 50 баллов и оценили первые три пункта на 4 или 5 баллов, у вашего проекта, скорее всего, есть все составляющие эффективного спонсорства. Оценка ниже 30 баллов указывает на то, что вашему проекту не хватает эффективного спонсорства, необходимого для успеха изменений.

Как устранить неэфективное спонсорство?

Если итоговая оценка в чек-листе оказалась низкой, примите меры для устранения корневой причины:

Низкий балл по любому из первых трех пунктов означает, что ваш спонсор, вероятно, находится не на том уровне в организации, учитывая масштаб вашего проекта. В этом случае детальная оценка спонсорской коалиции поможет определить, находится ли проект под угрозой. Если окажется, что спонсорская коалиция тоже слаба, у вас есть два варианта:

1. Выбрать подходящего человека для спонсирования данной инициативы и начать формировать необходимую спонсорскую коалицию.
2. Изменить масштаб вашего проекта, который будет подходить уровню имеющейся спонсорской поддержки.

Просто продолжить реализацию проекта - не самый жизнеспособный вариант, поскольку последствия негативно отразятся на организации и сотрудниках, а риск провала проекта возрастет.

Низкий балл по пунктам 4–8 означает, что вашему спонсору необходим коучинг по роли основного спонсора в процессе изменений. Возможно, ваш спонсор готов оказывать эффективную поддержку, но не знает как, или предпочитает не принимать непосредственного участия в изменениях. В последнем случае с проблемой справиться труднее всего. Однако при правильном информировании и подходе большинство спонсоров быстро осознают важность своей роли и включаются в работу. В случае, когда спонсор хочет быть эффективным спонсором, но ничего не знает о данной роли, лидер изменений сам должен стать для него коучем и помочь ему выполнить необходимые функции.

Низкий балл по пунктам 9 или 10 означает, скорее всего, что вам нужна особая тактика в работе с проектом, в т.ч. использование сильной спонсорской коалиции в полном объеме, чтобы демонстрировать сотрудникам приверженность проекту и поддерживать их на протяжении всего проекта. Если срок полномочий вашего спонсора ограничен, как бывает в военных организациях или правительственных структурах, можно попробовать разбить проект на фазы и сосредоточиться на той фазе, которая соответствует сроку полномочий спонсора.

Ваша роль в эффективном спонсорстве

Наличие номинального основного спонсора и реальная спонсорская поддержка проекта для успешного внедрения изменений – далеко не одно и то же. Большинство руководителей высшего звена не понимают, как эффективно выполнять роль основного спонсора изменений, что вполне нормально, ведь управление изменениями не является их главной ролью в организации. К счастью, именно здесь вы приходите на помощь. Ваша задача как специалиста по управлению изменениями состоит в том, чтобы помочь спонсору, подготовить его и обеспечить всем необходимым для выполнения критически важных действий для успешного внедрения изменений.

Сессия для спонсоров изменений Prosci поможет руководителям высшего звена в вашей организации стать эффективными спонсорами изменений.