Цель работы — понять, как осуществляется управление изменениями в компании (УИК) или, другими словами, как в организации внедряются методы управления изменениями. В процессе исследования и работы с клиентами мы выявили три основные ошибки, которые сводят на нет любые усилия.

Ошибка 1: УИК не рассматривается как проект и как изменение

Несмотря на всю очевидность, многим компаниям, которые добиваются больших успехов в управлении изменениями на уровне отдельных инициатив, так и не удается достичь существенных результатов на уровне всей организации, так как управление изменениями в компании не рассматривается как проект и как изменение, которыми необходимо управлять. Добиваясь успеха то тут, то там, они не могут сделать решающий шаг вперед на пути внедрения УИК в масштабе всей организации.

Отношение к управлению изменениями в компании как к проекту и как к изменению подразумевает использование полного комплекта инструментов управления проектами или отдельными инициативами.

• Разработан ли устав управления изменениями в компании?
• Обозначены ли цели?
• Определена ли структура работ?
• Разработан ли план проекта?
• Разработан ли план управления изменениями?

Чтобы действительно сформировать навыки управления изменениями на уровне организации, все усилия по проведению отдельных инициатив и управлению ими должны осуществляться также на организационном уровне, что требует тщательной подготовки и планирования.

Кроме того, для реализации изменений на уровне организации необходимо выделить соответствующие кадровые ресурсы. Определен ли лидер проекта? Сформирована ли проектная команда? Назначен ли руководитель проекта? Команда УИК – это не просто сотрудники организации, которые будут управлять изменениями, это группа вовлеченных и заинтересованных лиц, чья работа заключается в понимании текущего состояния, определении целевого состояния и разработке тактики перехода. Команда должна обладать знаниями (или приобрести их) о том, как происходят изменения и как сделать управление изменениями неотъемлемой частью повседневной деятельности организации. Без преданной команды процесс застопорится и не принесет результата.

В конечном счете, когда вы просите сотрудников организации использовать методы управления изменениями, вы по сути просите их измениться. И как любое изменение в повседневной работе, управление имениями необходимо для более быстрого принятия и полного использования изменений и повышения профессионализма сотрудников.

• Вы смогли убедительно обосновать необходимость управления изменениями?
• Вы смогли четко объяснить сотрудникам, что им придется делать для поддержки управления изменениями?
• Даете ли вы сотрудникам, которые будут управлять изменениями, необходимые навыки, знания и инструменты?

Человеческая сторона изменений в рамках внедрения методов управления изменениями не менее важна, чем разработка подробных планов.

Действия для предотвращения ошибки 1:

• Сформируйте проектную команду
• Проработайте внедряемое решение
• Разработайте план проекта
• Разработайте план управления изменениями

Ошибка 2: Целевое состояние не определено

Вторая большая ошибка состоит в попытке сформировать навыки управления изменениями без определения цели и без общего представления об итоговом состоянии, то есть без определения целевого состояния управления изменениями в компании.

Несмотря на то, что целевое состояние управления изменениями в компании будет уникальным для вашей организации, вам все же необходимо иметь четкое представление о том, к чему вы стремитесь. Старая поговорка гласит: если вы не знаете куда идете, то любая дорога сможет привести вас туда. Эти слова без сомнения можно применить и к организациям, которые занимаются внедрением методов управления изменениями, не определив целевое состояние.

Если бы я пришел в вашу компанию через три года после того, как вы, потратив время и усилия, внедрили управление изменениями, то что бы я увидел? Что бы подсказало мне, что вы смогли внедрить управление изменениями и эффективно управляете изменениями в работе организации? Ответы на эти вопросы лежат в основе определения целевого состояния управления изменениями в компании.

Определение целевого состояния требует, чтобы мы как компания приняли взвешенное и обдуманное решение о внедрении управления изменениями в организации. Приняв такое решение, вы сможете четко сформулировать, как будет выглядеть целевое состояние и как понять, что оно было достигнуто.

Действия для предотвращения ошибки 2:

• Убедитесь, что решение о внедрении УИК было взвешенным и обдуманным
• Определите целевое состояние
• Четко представьте себе, куда вы двигаетесь

Ошибка 3: Не используется комплексный подход

Последнюю ошибку лучше всего характеризует старая пословица: если у вас есть только молоток, то любой предмет выглядит как гвоздь. Некоторые организации, работая над формированием навыков управления изменениями, не используют полный набор доступных им инструментов.

Одна компания может тщательно продумать план управления изменениями, но при этом упустить из виду методику применения управления изменениями в проектах и инициативах. В другой компании методы управления изменениями и методы управления проектами могут быть интегрированы друг с другом, но при этом руководителям разных уровней не оказывается поддержка в формировании их личных компетенций. В третьей компании может быть создан офис по управлению изменениями, но дальше этого дело не пошло.

Подход, необходимый для внедрения управления изменениями в компании, по своему характеру является комплексным. Он включает в себя многочисленные способы и подходы, направленные на включение методов управления изменениями в повседневную деятельность компании. В стратегической карте УИК, разработанной Prosci, определены пять основных направлений, требующих внимания для развития навыков по управлению изменениями.

• Лидерство
• Проект
• Навыки
• Структура
• Процессы

При отсутствии комплексного подхода вероятность успешного внедрения и обеспечения стабильности изменений минимальна.

Чтобы внедрить управление изменениями, необходимо иметь собственное представление о конечном результате. Что это значит? Сотрудник отдела развития персонала будет рассматривать управление изменениями с точки зрения формирования необходимых навыков и компетенций в рамках всей организации. Руководитель Офиса управления проектом будет рассматривать управление изменениями с точки зрения интеграции методов управления проектом и методов управления изменениями на уровне проектов. Руководитель высшего звена, вероятно, будет думать о реструктуризации и создании Офиса управления изменениями в рамках подразделения, занимающегося вопросами эффективности организации. Нет ничего плохого в том, что у каждого есть свое представление о результате, но очень важно это понимать и учитывать при разработке планов.

Действия для предотвращения ошибки 3:

• Сформулируйте собственное представление о результате
• Используйте все доступные инструменты, чтобы управление изменениями происходило одновременно с изменением взглядов в компании
• Взаимодействуйте с другими сотрудниками организации, чьи взгляды и представления отличаются от ваших

Управление изменениями как компетенция компании

Стать гибкой и устойчивой компанией, где в основе всех происходящих изменений лежит эффективное управление человеческой стороной изменений, задача не из легких. На это нужны время, усилия и люди. Достижение цели потребует взвешенного решения, воли руководства и наличия спонсора. Несмотря на сложность понятий, многие компании уже начинают понимать различия между навыками и компетенциями в управлении изменениями.

Относитесь к УИК как к проекту и как к изменению, определите целевое состояние и используйте комплексный подход. Если вы, внедряя управление изменениями в компании, предпримите эти шаги, то ваши шансы на успех будут значительно выше, и вы сможете действительно повлиять на процесс изменения вашей организации.