К сожалению, при разработке и реализации плана коммуникаций в процессе изменений организации часто не учитывают ни принципы, ни концепцию управления изменениями. Коммуникации служат важной цели в управлении проектами и в других процессах, однако в управлении изменениями их цель существенно отличается.

Сообщение или общение

План коммуникаций, если он не является частью более масштабного подхода к управлению изменениями, как правило, не приносит положительных результатов в управлении человеческой стороной изменений. Такой план предполагает скорее сообщение информации, чем общение. Коммуникации, эффективные с точки зрения управления изменениями, должны быть ориентированы на конкретную аудиторию, информировать ее о причинах изменений, отвечать на ее конкретные вопросы и соответствовать тому этапу процесса изменений, на котором сейчас находится целевая аудитория. Время, содержание и отправитель сообщений также играют важную роль в процессе изменений.

План коммуникаций в рамках управления изменениями будет особенно эффективен, если он выполняет четыре условия:

1. План коммуникаций является частью Мастер-плана

В этом случае план коммуникаций выступает частью комплексного, тщательно продуманного подхода к управлению изменениями, основанного на Мастер-плане управления изменениями, который в свою очередь включает в себя другие виды планов, такие как План спонсора (описание конкретных мер, требующихся от руководителей высшего звена), План руководителя подразделения (описание способов вовлечения своих команд руководителями среднего и низшего звена), План обучения (формирование знаний и навыков для принятия изменений) и План коммуникаций (выявление целевой аудитории, разработка текстов ключевых сообщений и определение их частоты, механизмов доставки и отправителей).

2. План коммуникаций является частью общего процесса управления изменениями

Процесс управления изменениями Prosci состоит из 3 фаз:
Прежде чем разрабатывать План коммуникаций в рамках фазы 2 «Управление изменениями», необходимо завершить работу со стратегией в рамках Фазы 1 «Разработка подхода» (Phase 1 “Prepare Approach”), которая предполагает оценку конкретной ситуации и определение успешного целевого состояния проекта. Стратегия поможет избежать разработки плана коммуникаций в отрыве от реальности, а ее результатом будет четкое понимание ситуации и оценка конкретных рисков и задач проекта.

3. План коммуникаций основан на индивидуальных изменениях

Модель ADKAR от Prosci описывает этапы прохождения процесса изменений на индивидуальном уровне. Для успешного перехода людей к целевому состоянию им необходимы понимание, желание, знание, способность и закрепление. Коммуникации, выстроенные с учетом данных этапов, учитывают, что изменения на уровне организации происходят только тогда, когда каждый человек принимает и использует необходимые изменения в своей повседневной работе.

4. План коммуникаций ориентирован на «них», а не на «себя»

План коммуникаций должен быть ориентирован на затронутых изменениями сотрудников и команды, т.е. на тех, кто должен принять и использовать изменения в своей работе, чтобы обеспечить успешность проекта. Это важное отличие. План коммуникаций, ориентированный на «себя», обычно превращается в малоэффективное сообщение информации.Однако если коммуникации основаны на принципах управления изменениями, простое сообщение информации о проекте превращается в общение с сотрудниками: вы отвечаете на их вопросы и решаете именно те проблемы, с которыми они сталкиваются. Тем самым вы ориентируете коммуникации на «них».

Коммуникации с использованием методов управления изменениями и без него

В плане коммуникаций в рамках управления изменениями указываются цель, назначение, частота коммуникаций, методы и отправители сообщений. Если организация разрабатывает план коммуникаций без учета управления изменениями, с каждым из вышеперечисленных аспектов будут возникать трудности, способные подорвать успех проекта.

При осуществлении коммуникации без использования методов управления изменениями этот чек-лист может быть полезным. Конечно же, он не заменит комплексного подхода к управлению изменениями, но может помочь соотнести коммуникации с методами эффективного управления изменениями.

Переходите от сообщения к общению

Когда проектная команда говорит, что у них уже есть план коммуникаций для реализации проекта изменений, часто оказывается, что их план разработан с целью сообщить другим о своей работе, своих успехах и своих планах. Подобные «планы-сообщения» обычно не приводят к успешной реализации проекта изменений. Между тем, соотнесение коммуникаций с принципами управления изменениями поможет избежать негативных последствий и обеспечить успех изменений на уровне организации.

Источник: https://www.prosci.com/blog/is-your-communications-plan-telling-or-communicating