Несмотря на то, что ранее начало работ по управлению изменениями может оказаться трудной задачей ввиду неясности некоторых нюансов или появления новых обстоятельств, затягивание с началом процесса ведет к негативным последствиям. Данная дилемма не должна ставить вас в тупик. Приступая к управлению изменениями как можно раньше даже при неполном объеме информации, вы можете принести значительную пользу проекту. 

У ПРОМЕДЛЕНИЯ ЕСТЬ СВОИ ПОСЛЕДСТВИЯ 

Во времена крайней неопределенности откладывание начала работ по управлению изменениями до получения полной информации может показаться лучшим способом избежать ошибок и сэкономить бюджет. Однако внедрение управления изменениями на более позднем этапе создает новый ряд проблем. Такой подход может свести на нет как результаты проекта, так и всю работу по управлению изменениями.

К счастью, исследования Prosci позволяют дать полезные рекомендации, которые вы можете применить уже сейчас, чтобы продолжить реализацию ваших изменений независимо от имеющегося у вас объема информации о проекте.

ЧТО ДЕЛАТЬ В НАЧАЛЕ ПРОЕКТА, КОГДА НЕТ ПОЛНОЙ ИНФОРМАЦИИ О ЕГО ПАПРАМЕТРАХ

Что можно реально сделать в начале проекта для продвижения важных изменений и вовлечения в них людей, когда полной информации о проекте у вас нет? В 2011 году специалисты по управлению изменениями, принимавшие участие в исследовании компании Prosci на тему «Лучшие практики в управлении изменениями», поделились несколькими полезными подходами. Высказанные ими идеи работают по сей день и не теряют актуальности.

Основные предложения выглядят следующим образом:

1. Создайте план коммуникаций для информирования о необходимости изменений и желаемых результатах от их внедрения

Для повышения прозрачности и понимания сути изменений необходимо открыто и часто сообщать подробную информацию об этих изменениях. Расскажите о желаемых результатах изменений, их причинах и недостающих на текущий момент сведениях. Сформулируйте привычку получать информацию об изменениях через определенные каналы.

2. Проанализируйте обстановку внутри организации и реакцию коллектива на изменения, отметьте общие риски и области сопротивления

Для анализа обстановки в организации и реакции коллектива на изменения используйте инструменты количественной оценки Prosci , такие какоценка влияния изменений, оценка готовности к изменениям, оценка организационной культуры и оценка перенасыщения изменениями. Определите общие риски или негтивный прошлый опыт изменений , области сопротивления и «болевые точки» как для организации, так и для проекта.

3. Определите заинтересованные стороны и вовлеките их в разработку решения

Проведите анализ заинтересованных сторон, чтобы выявить и сгруппировать такие стороны по степени воздействия на них изменений. Обеспечьте вовлечение заинтересованных сторон и конечных пользователей в разработку решения как соавторов изменений.

4. Разработайте гибкий верхнеуровневый план управления изменениями, включающий ключевые результаты и необходимые ресурсы

Составьте верхнеуровневый план управления изменениями, в котором будут определены результаты деятельности по управлению изменениями, сроки достижения этих результатов и необходимые ресурсы. Данный план должен иметь гибкую структуру и допускать внесение корректив по мере поступления новой информации в будущем.

5. Скоординируйте планы по управлению изменениями и управлению проектом

Включите мероприятия по управлению изменениями в план по управлению проектом в самом начале проекта, чтобы управление изменениями стало его важной составляющей. Обоснуйте необходимость в управлении изменениями для бизнеса с указанием ощутимых выгод, рентабельности инвестиций и статистики успешного управления изменениями. Установите логическую связь между мероприятиями по управлению изменениями и планом проекта, а также результатами, указанными в графике реализации проекта.

6. Определите спонсоров изменений и заручитесь их поддержкой

Определите спонсоров изменений на начальном этапе проекта для выявления и преодоления сопротивления на уровне руководства. Поддержка со стороны спонсоров изменений обеспечивает четкое и слаженное осуществление изменений в соответствии с целями и сроками проекта.

7. Назначьте и обучите команду по управлению изменениями

Назначьте членов команды по управлению изменениями и обучите их методологии управления изменениями, которая была выбрана для проекта. Команда по управлению изменениями должна обеспечить фундаментальное понимание процесса всеми заинтересованными сторонами и объяснить им основные роли и действия в рамках методологии.