Действительно, в более чем 20-летних исследованиях Prosci «Лучшие практики в управлении изменениями» специалисты называют коммуникацию главным фактором успешности проекта. Коммуникации служат важной цели в управлении проектами и в других процессах, однако в управлении изменениями их цель существенно отличается. В данной статье мы рассмотрим, как подход к управлению изменениями влияет на эффективность коммуникации.

Сообщение вместо общения

План коммуникаций, если он не является частью более масштабного подхода к управлению изменениями, как правило, не приносит положительных результатов в управлении человеческой стороной изменений. Напротив, результатом такого плана скорее всего будет сообщение информации, нежели обмен информацией. Эффективные коммуникации в управлении изменениями должны быть ориентированы на конкретную аудиторию, информировать ее о причинах изменений, отвечать на ее конкретные вопросы и соответствовать тому этапу процесса изменений, на котором сейчас находится целевая аудитория. Время, содержание и отправитель сообщений также играют важную роль в процессе изменений.

План коммуникаций в рамках управления изменениями особенно эффективен по следующим причинам:

Является частью мастер-плана

План коммуникаций является частью комплексного, тщательно продуманного подхода к управлению изменениями, включающего в себя Мастер-план по управлению изменениями. В свою очередь Мастер-план состоит из  других видов планов, таких как План спонсора (описание конкретных мер, требующихся от руководителей высшего звена), План менеджера среднего звена (описание способов вовлечения своих команд руководителями среднего звена и линейными руководителями), План обучения (формирование знаний и навыков для принятия изменений) и План коммуникаций (выявление целевой аудитории, разработка текстов ключевых сообщений и определение частоты коммуникаций, механизмов доставки и отправителей).

Является частью общего процесса управления изменениями

Процесс управления изменениями Prosci состоит из 3 фаз:

Прежде чем разрабатывать План коммуникаций в рамках фазы 2 «Управление изменениями», необходимо завершить работу над стратегией в рамках фазы 1 «Разработка подхода», которая предполагает оценку конкретной ситуации и определение успешного целевого состояния проекта или инициативы. Стратегия поможет избежать ошибку разработки плана коммуникаций в отрыве от реальности. Результатом будет четкое понимание ситуации и оценка конкретных рисков и задач проекта.

Основан на индивидуальных изменениях

Модель ADKAR от Prosci описывает этапы прохождения процесса изменений на индивидуальном уровне. Для успешного перехода людей к целевому состоянию им необходимы Понимание (Awareness), Желание (Desire), Знание (Knowledge), Способность (Ability) и Закрепление (Reinforcement). Коммуникации, выстроенные с учетом данных этапов, основаны на том факте, что изменения на уровне организации происходят только тогда, когда каждый человек принимает и использует требуемые изменения в своей повседневной работе.

Ориентирован на «них», а не на «себя»

План коммуникаций должен быть ориентирован на затронутых изменениями сотрудников и команды, т.е. на тех, кто должен принять и использовать изменения в своей работе, чтобы обеспечить успешность проекта. Это важное отличие. План коммуникаций, ориентированный на «себя», обычно превращается в малоэффективный план по сообщению информации. Однако когда усилия по обмену информацией основан на принципах управления изменениями, вы переходите от простого сообщения сотрудникам информации о проекте к общению с сотрудниками: вы отвечаете на их вопросы и решаете именно те проблемы, с которыми они сталкиваются. Тем самым вы ориентируете коммуникации на «них».  

Коммуникации с использованием методов управления и без них

План коммуникаций в рамках управления изменениями имеет очень конкретные цели, фокус, частоту коммуникаций, методы и отправителей сообщений. Если организация разрабатывает план коммуникаций без учета управления изменениями, с каждым из вышеперечисленных аспектов будут возникать трудности, способные помешать успешности проекта.

При осуществлении коммуникации без использования методов управления изменениями этот чек-лист может быть полезным. Конечно же, он не заменит комплексного подхода к управлению изменениями, но может помочь соотнести коммуникации с методами эффективного управления изменениями.

Переходите от сообщения к общению

Когда проектная команда говорит, что у них уже есть план коммуникаций для реализации проекта изменений, часто оказывается, что их план разработан с целью информировать организацию о своей работе, своем прогрессе и планах. Но подобные «планы-сообщения» обычно не приводят к успешной реализации изменений. Между тем, соотнесение коммуникаций с принципами управления изменениями поможет вам избежать негативных последствий и обеспечить успех изменений на уровне организации.

Чтобы глубже погрузиться в тематику управления изменениями, научиться управлять ими и эффективно доносить их ценность, составляя верный план коммуникаций, мы предлагаем вам ознакомиться с расписанием будущих сертификационных тренингов по управлению изменениями Prosci®. Напоминаем, что любой тренинг может быть проведен внутрикорпоративно.