Кроме того, не у всех получается объяснить непосвященным ясным и простым языком, зачем же нужно управление изменениями. Так, недавний вебинар Prosci по теме «Пять принципов управления изменениями» показал, что многие организации (и специалисты-практики) по-прежнему затрудняются дать четкое объяснение того, зачем нужны изменения и как управление ими помогает достичь желаемых бизнес-результатов. Далее представлен обзор пяти принципов управления изменениями, а также результаты проводимого в рамках недавнего вебинара исследования того, как организации понимают и применяют эти принципы.

Если вы заняты продумыванием деталей проекта по внедрению изменений или нуждаетесь в дополнительных инструментах для повышения заинтересованности в управлении изменениями внутри организации, данная статья позволит вам увидеть общую картину и оценить необходимость в управлении изменениями на уровне каждого принципа. Пять принципов управления изменениями согласно компании Prosci:

1. У изменений должна быть причина.
2. Изменение организации требуют изменений на индивидуальном уровне.
3. Результат изменений в масштабе организации – это сумма результатов изменений на индивидуальном уровне.
4. Управление изменениями – это методология для управления человеческой стороной изменений.
5. Мы применяем управление изменениями, чтобы получить запланированные результаты и выгоды изменений.

Теперь на основе этих принципов можно сформулировать объяснение и обоснование управления изменениями.

ПРИНЦИП 1. У ИЗМЕНЕНИЙ должна быть ПРИЧИНА

Отвечая на вопрос о том, насколько четко в их организации сформулированы причины изменений, около 50% респондентов заявили, что причины сформулированы недостаточно четко.

Изменения предполагают выход из текущего состояния (существующего порядка вещей), преодоление переходного состояния и достижение целевого состояния. Как правило, причины изменений заключаются в необходимости решить текущую проблему или желании реализовать будущие возможности. В любом случае изменения нужны для достижения целевого состояния, при котором производительность будет выше, чем в текущим состоянии.

ПРИНЦИП 2. Изменение организации требуют изменений на индивидуальном уровне.

Зачастую профессионалы бизнеса рассматривают изменения как явление, происходящее только на уровне организации. Примерами такой позиции являются реализация новой ERP-системы, внедрение новых процедур документирования и мер по оптимизации процессов, либо переезд компании на новое место. Однако каждое из этих мероприятий требует от отдельных сотрудников изменения текущего порядка выполнения их работы. К сожалению, около 80% респондентов из аудитории вебинара ответили, что изменения на уровне отдельных сотрудников, которые имеют решающее значение для успеха проекта, не были четко определены в их организации.

Что, если бы никто не стал пользоваться новой ERP-системой? Или не стал следовать новым регламентам и процессам? Что, если бы сотрудники отказались переезжать на новое место? Тогда эти изменения не были бы реализованы. Таким образом, самый базовый и надежный уровень изменений – это сотрудник, а не организация.

ПРИНЦИП 3. Результат изменений в масштабе организации – это сумма результатов изменений на индивидуальном уровне.

Достичь желаемых бизнес-результатов от изменений можно только после того, как изменения произойдут на уровне сотрудников. «Эффективность» изменений на индивидуальном уровне характеризуется тремя показателями, которые в конечном итоге определяют, будут ли достигнуты нужная рентабельность инвестиций и результаты проекта.

Первый показатель – это скорость принятия изменений, которая говорит о том, как быстро сотрудники преодолевают переходное состояние. Чем быстрее каждый сотрудник примет изменения, тем выше вероятность того, что проект уложится в график и бюджет. Второй показатель – фактическое использование изменений, которое показывает, как много сотрудников достигло целевого состояния. Чем больше сотрудников пользуется изменениями, тем вероятнее их сохранение в будущем. И наконец, третий показатель – это производительность, который демонстрирует, насколько хорошо работают сотрудники в целевом состоянии. Если сотрудники способны успешно справляться со своими новыми функциями и обязанностями, организация может реализовать преимущества изменений.

ПРИНЦИП 4. Управление изменениями – это методология для управления человеческой стороной изменений.

Заметьте, что мы еще не касались понятия «управление изменениями». Первые три принципа описывают обстоятельства внедрения изменений (их реализацию на индивидуальном уровне), а также определяют важные (но часто недостающие) условия для управления изменениями. Следует заметить, что подход в духе «сегодня объявили, завтра обучили, послезавтра запустили» – это не управление изменениями. Однако именно так, по словам 39% респондентов на вебинаре, их организация регулярно работает с изменениями.

Теперь мы видим, насколько важна роль индивидуального уровня изменений. Результаты реализации изменений зависят от того, насколько успешно сотрудники перейдут в новое состояние. Без управления изменениями процесс их внедрения на индивидуальном уровне игнорируется, что приводит к замедленному принятию изменений, неполному их использованию и более низкой производительности. Таким образом, без управления изменениями проект не может дать желаемого результата, а для организации растет риск невозможности получить ожидаемые выгоды от изменений. Понимание того, как происходят изменения на уровне сотрудника и организации, позволяет оценить необходимость в управлении изменениями и на индивидуальном уровне, и в масштабе всей организации.

ПРИНЦИП 5. Мы применяем управление изменениями, чтобы получить запланированные результаты и выгоды изменений

В этой точке пересекается все, о чем мы говорили ранее. Управление изменениями нужно потому, что:

• показатели и желаемые результаты зависят того, насколько успешно сотрудники перейдут в новое состояние;
• существуют человеческие факторы, улучшающие или ограничивающие рентабельность инвестиций в проект;
• игнорирование человеческой стороны изменений или неумелое управление ею ведет к росту затрат и рисков;
• использование эффективных методов управления изменениями в шесть раз повышает вероятность достижения целей проекта.

ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ПО ПЯТИ ПРИНЦИПАМ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Подводя итог по пяти принципам управления изменениями Prosci, мы можем использовать следующий перечень вопросов. Рассмотрите эти вопросы самостоятельно, чтобы понять основную мотивацию вашего проекта по управлению изменениями, или задайте их проектной команде, чтобы помочь им осознать необходимость управления изменениями.

ЧТО ЭТО ОЗНАЧАЕТ ДЛЯ ВАС

Для руководителя высшего звена или руководителя проекта внедрение управления изменениями может оказаться трудной задачей. Однако если вы сможете обосновать необходимость управления изменениями исходя из контекста изменений (как раз то, что предполагают первые четыре принципа) и показать, как управление изменениями повлияет на успех проекта (что предполагает пятый принцип), то у вас получится совершенно иной и более эффективный диалог.