В Prosci мы обращаемся к исследованиям, чтобы понять его влияние на нашу дисциплину, изучаем, как и в каком объеме лидеры изменений применяют инструменты ИИ в управлении изменениями, какие первые выгоды получают.

Следующие выводы - это лишь верхушка айсберга. Наша исследовательская цель в Prosci – не без доли любопытства начать разбираться в этом вопросе. Мы надеемся, что вы будете учиться и расти вместе с нами на этом пути, потому что ИИ в управлении изменениями пришел, чтобы остаться.

Текущий ландшафт ИИ и управление изменениями

На основе результатов нашего исследования ИИ в октябре 2023 года 84% опрошенных практиков по управлению изменениями заявили, что их уровень знакомства с ИИ можно оценить от «умеренно» до «очень хорошо». Однако только 48% подтверждают, что в настоящее время используют его в своей работе по управлению изменениями. Те, кто не используют инструменты ИИ в своей работе, предложили несколько основных причин:

Три основных ответа непосредственно связаны с общим недостатком понимания:

- неуверенность в том, как эффективно использовать ИИ;

- недостаточный опыт работы с ИИ;

- страх перед рисками, которые еще не были идентифицированы.

Недостаток примеров использования ИИ в управлении изменениями способствует этой проблеме, которая затронула 53% респондентов.

"Я не уверен, как это использовать. Или куда обратиться. Или что приемлемо для использования в моей компании."

Аналогично респонденты указали на ограниченный доступ к инструментам и ресурсам для применения ИИ в управлении изменениями и незнание доступных инструментов и ресурсов, а также отсутствие опыта применения их в своей работе по управлению изменениями. Доступ к надежным инструментам ИИ, ограниченные бюджеты и недостаточная поддержка в компании также способствовали этому ограничению, о котором сообщили 16% опрошенных.

Респонденты также имеют недостаток времени и конкурирующие приоритеты в своей повседневной работе, что мешает 15% респондентов отдавать приоритет изучению и использованию ИИ.

"Это еще одна штука, на изучение которой у меня нет времени."

Вопросы о конфиденциальности и безопасности данных, оставшиеся без ответа, волнуют 8% опрошенных, в том числе о том, как будут использоваться и защищаться данные, а также о безопасности любых систем искусственного интеллекта, внедряемых в организации.

Наконец, одной из причин отказа от использования ИИ респонденты назвали недостаточную зрелость организации, в том числе недостаточную глубину знаний в области управления изменениями, необходимых для эффективного внедрения технологий ИИ на практике.

Демографическая структура данных показывает, что профессионалы управления изменениями с опытом работы более пяти лет используют ИИ в своей практике чаще, чем новички. Профессионалы с разделенными обязанностями — стратегические консультанты, бизнес-лидеры, руководители проектов или спонсоры проектов — также сообщают о более активном использовании ИИ в своей работе.

Ранние выгоды ИИ в управлении изменениями

Каково влияние ИИ на вашу работу по управлению изменениями? Это ключевой вопрос, который мы задали респондентам в нашем первоначальном исследовании.

Основные темы исследования варьируются от увеличения эффективности до улучшения управления рабочей нагрузкой. Респонденты сообщили нам, что инструменты, которые они используют, помогли им стать более эффективными и продуктивными за счет автоматизации процессов, быстрого анализа данных, генерации идей и структур, создания проектов коммуникаций и планов управления изменениями, улучшения времени ответа и многого другого.

Один из участников исследования использует ИИ в качестве "ассистента" для управления рабочей нагрузкой c явными выгодами:

"[ИИ] дополняет мою текущую практику - он обеспечивает глубину информации, на накопление которой часто уходят часы, не говоря уже о синтезе информации. [ИИ] помогает мне быстрее находить возможности для накопления знаний и понимания управления изменениями в научно-технической сфере".

Как использовать ИИ в работе по управлению изменениями

Помимо вопросов о влиянии, мы спросили, как эксперты по управлению изменениями в настоящее время применяют инструменты и технологии ИИ в своей работе. Вот пять основных способов их использования сегодня, вместе с примерами действий, извлеченными из слов участников:

1. Поддержка коммуникаций (в основном для существующего контента)

• Переписывание или переформулирование контента
• Ответ на вопросы
• Улучшение презентаций
• Доработка коммуникационных сообщений
• Адресная отправка копий разным аудиториям
• Получение вдохновения
• Проверка тона сообщения
• Переработка исходного контента для разных форматов (например, слайды, изображение, текст) и аудиторий

Пример: "Оцени тон объявления генерального директора на предмет уместности для сотрудников всей компании на этапе ребрендинга".

2. Создание контента (в основном для генерации нового контента)

• Написание учебных материалов
• Создание вымышленных кейсов, специфичных для отрасли
• Разработка презентаций
• Быстрое составление коммуникаций
• Разделение сложных тем на управляемые части
• Создание образов (persona) пользователей
• Краткое изложение коммуникационных сообщений
• Генерация креативных заголовков
• Применение уникального голоса или формата (например, стихотворение доктора Сьюза)

Пример: "Разбей сложную тему организационной реструктуризации на меньшие, управляемые сегменты для сотрудников, сосредоточив внимание на индивидуальных ролях и влиянии."

3. Стратегия и планирование

• Генерация идей различных тактик для применения в компании
• Помощь в построении планов коммуникаций и обучения
• Предложение улучшений для планов коммуникаций
• Проведение симуляций и планирование сценариев
• Составление специфических планов по управлению изменениями (например, управление сопротивлением)
• Создание набросков плана управления изменениями

Пример: "Предоставь обратную связь по предложенной стратегии вовлечения сотрудников, связанной с новой организационной структурой, сосредоточив внимание на ее влиянии на мораль команды".

4. Автоматизация и эффективность

• Создание внутреннего чат-бота для персонализированного обучения и ответов на вопросы
• Разработка ботов для FAQ и ссылок на ресурсы
• Использование чат-ботов для обратной связи заинтересованных сторон и Q&A
• Создание пользовательских образов (persona)
• Переработка написанного текста для других каналов
• Анализ и прогнозирование поведения сотрудников
• Создание обучающих видео
• Генерация связного текста из ключевых слов

Пример: "Создай чат-бота для ответов на вопросы менеджеров отделов и сбора отзывов о новых видах HR политики."

5. Анализ данных

• Проведение анализа данных результатов опросов
• Агрегация данных
• Проверка бизнес-кейсов
• Предоставление реальных инсайтов на основе персональных данных
• Анализ и сегментация данных для персонализации контента
• Сбор специфической для отрасли информации
• Тестирование различных гипотез
• Анализ ключевых тем

Пример: "Выполни тематический анализ отзывов клиентов о недавних запусках продуктов, чтобы определить ключевые темы удовлетворенности клиентов и областей для улучшения".

Проблемы и возможности в ИИ и управлении изменениями

Хотя ИИ обладает исключительными перспективами в управлении изменениями и за его пределами, многие практики имеют обоснованные опасения. Заменит ли ИИ мою работу? Достоверны и безопасны ли доступные сегодня инструменты? Нахожусь ли я в риске, если продолжу использовать бумагу и ручку? Заменят ли меня молодые специалисты?

На недавнем вебинаре один из участников оставил пронзительный комментарий:

"Вы останетесь позади... не изучать ИИ – это как не учиться пользоваться интернетом".

Независимо от того, хотят ли они использовать ИИ в своей работе или нет, многие профессионалы в управлении изменениями просто не знают, какие инструменты ИИ существуют. Это объясняет, почему 32% респондентов говорят, что вообще не используют инструменты ИИ.

Более вероятная реальность заключается в том, что вы уже используете некоторые ИИ в своей работе, даже не осознавая этого. Популярные инструменты для транскрибации, перевода и анализа текста используют ИИ. Предиктивный текст на телефонах, чат-боты в поддержке пользователей и онлайн-реклама, которая подает вам персонализированный контент, основаны на ИИ. ИИ тихо работает за кулисами в аналитических инструментах, интегрированных с системами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и кибербезопасности.

Тем не менее мир только начинает понимать мощь ИИ и его многочисленные применения.

"Самая большая опасность Искусственного Интеллекта заключается в том, что люди слишком рано сделают вывод, что они его понимают".

— Элиезер Юдковски, американский исследователь ИИ.

Шестьдесят пять процентов участников исследования Prosci согласны или полностью согласны с тем, что ИИ поможет им быть более успешными в будущем. Когда их спрашивали о потенциальных возможностях с ИИ и практиками управления изменениями в течение следующих двух лет, 37% сообщили о недостаточных возможностях ИИ в управлении изменениями на уровне предприятия (ЕСМ) и офисе по управлению изменениями (CMO) - явная область возможностей.

Правда об использовании ИИ, по крайней мере, сегодня, заключается в том, что он не идеален, но чем больше вы работаете с ним, тем выше будет качество ваших результатов. После практики и множества итераций вы можете увидеть полную ценность для ваших сегодняшних кейсов использования. Критически важно развивать мышление, направленное на продолжение разговора с ИИ. ИИ все еще находится на стадии развития - еще много неизвестного и много инноваций впереди.

Хотя 30% участников вебинара считают организационное внедрение ИИ срочным (то есть прямо сейчас), другие спокойно откладывают это на три, шесть или 12 месяцев, возможно, чтобы посмотреть, как будут эволюционировать инструменты и технологии ИИ.

Будьте уверены, активные пользователи ИИ сегодня являются очень ранними адаптерами. Фактически, когда мы задали респондентам вопрос, основанный на кривой Диффузии Инноваций Эверетта Роджерса, 53% считают себя ранними адептами ИИ - они любят быть первыми из тех, кто используют эту технологию. Однако на практике мы видим, что только 16% сообщают о его использовании довольно много или в значительной степени в своей работе.

ИИ и исследование управления изменениями от Prosci

ИИ является новой дисциплиной не только в управлении изменениями, но и везде. Хотя ранние последователи уже используют ИИ в своей работе по управлению изменениями сегодня, мы ожидаем, что наше понимание использования ИИ будет продолжать расти быстрыми темпами.

Почему это должно быть важно для вас? Представленные здесь данные - это слепок времени. Мы только начинаем понимать существующий и меняющийся ландшафт. Новые исследования Prosci расширяют и углубляют наше понимание. По мере роста и развития ИИ наше "живое исследование" ИИ и управления изменениями будет расти и развиваться вместе с ним. Это лишь вершина айсберга.

Источник - https://www.prosci.com/blog/ai-in-change-management-early-findings