Тем не менее, каждый раз, когда при запуске, дизайне, разработке и реализации проекта пренебрегают управлением изменениями, возникают неэффективные затраты. Эти повторные затраты обусловлены непринятием и неиспользованием проектного решения людьми. К счастью, управление человеческой стороной изменений на начальном этапе жизненного цикла проекта поможет вам предотвратить или исключить многие из подобных затрат.

Люди - основной элемент успешных изменений

Проекты и инициативы создают различные изменения, предоставляя организации те или иные решения. Эти решения зачастую проявляются в виде новых или модифицированных процессов, новых систем или инструментов, новых форм отчетности, новых должностных ролей или новых методов работы. Зачастую большое внимание уделяется разработке «правильного» решения по изменениям. Цель решения – улучшить показатели организации и достичь желаемых результатов, которые являются причиной изменений.

В конечном счете все эти решения требуют от каждого человека изменения их текущего способа работы. Разработанный и документально оформленный новый процесс обеспечивает повышение эффективности только когда люди следуют данному процессу. Внедрение новой технологии или инструмента возможно, только если люди в организации их применяют. Соответственно, идеально разработанный процесс, которого никто не придерживается, не приносит желаемых результатов. Идеально продуманный, но никем не используемый инструмент не приводит к улучшениям и ведет к отрицательной рентабельности инвестиций. Изменения не являются следствием решения. Изменения происходят в результате того, что сотрудники демонстрируют новое поведение, соблюдают новые процессы и рабочие процедуры,  а также используют новые инструменты, предлагаемые целевым решением.

Человек – это единица изменения, а люди – основные элементы, составляющие успех изменений в организации. Начиная управлять человеческой стороной изменений на ранних этапах жизненного цикла проекта, мы способны повлиять на важные решения о принятии и использовании изменений, а также помочь людям, затронутым изменениями, осуществить переход к целевому состоянию на индивидуальном уровне. Но если мы задействуем конечного пользователя слишком поздно, это приведет к возникновению повторных затрат.

Повторные затраты, которых можно избежать при внедрении изменений

Вспомните свой опыт работы над проектами и инициативами. Приходилось ли вам сталкиваться с одним или несколькими распространёнными повторными затратами, приведенными ниже? Могли ли бы вы избежать этих затрат, если бы работали с человеческой стороной изменений на ранних этапах жизненного цикла проекта?

Работа с человеческой стороной изменений на поздних этапах выливается во множество повторных затрат, которых можно избежать. Данные затраты нецелесообразны, неэффективны, бесполезны и демотивируют проектную команду, лидеров, руководителей сотрудников и самих сотрудников.

Повторное выполнение любых активностей увеличивает затраты за счет потерянного времени, финансовых ресурсов и упущенной выгоды. Графики и бюджеты расширяются. За время, которое уходит на ПЕРЕделывание и ПЕРЕработку тех или иных задач, мы упускаем потенциальный доход, потому что проектные команды работают над проектом дольше запланированного срока и не могут приступить к новому проекту. И мы достигаем ожидаемых выгод от проекта позже наряду с задержкой возврата инвестиций (ROI).

Многих повторных затрат можно избежать, и секрет прост: изменения происходят на уровне каждого отдельного человека. Человеческая сторона изменений – это своего рода «мост», ведущий от принятия решения к реализации выгод от такого решения. Это важнейшая составляющая, без которой даже самое грандиозное решение не принесет желаемых результатов. Если человеческая сторона изменений становится частью стратегии на ранних этапах проекта, организации могут изначально правильно управлять изменениями на индивидуальном уровне и решать задачи проекта без повторных затрат

Начните управлять изменениями на ранних этапах

Исследование компании Prosci «Лучшие практики в управлении изменениями» подтверждает необходимость начинать управление изменениями на самых ранних этапах жизненного цикла проекта. В одном из последних исследований среди участников, которые достигли поставленных целей или превысили их, 47% начинали управление изменениями на этапе запуска проекта и лишь 29% – на завершающем этапе. Отвечая на вопрос, когда они планируют начать мероприятия по управлению изменениями в своем следующем проекте, 97% респондентов выбрали этапы инициирования или планирования проекта.

Преимущества применения методов управления изменениями на ранних этапах жизненного цикла проекта:

• повышение проактивности;
• объединение работы с человеческой стороной изменений и управления проектами;
• своевременное предоставление нужной информации;
• минимизация сопротивления до наступления негативных последствий;
• обеспечение активного и видимого спонсорства;
• предоставление информации для дизайна целевых решений.

Управление человеческой стороной изменений на поздних этапах проекта затратно и неэффективно и потому сводит на нет успех проекта и возврат инвестиций. Если управление изменениями применяется только на поздних этапах проекта, обычно мы сосредотачиваем внимание на «тушении пожаров» и их последствий, в то время как возможности для управления изменениями уже ограничены. Без заблаговременной работы с человеческой стороной изменений проект вызывает еще большее сопротивление, замешательство, стресс и страх у сотрудников организации, приводя к «усталости от изменений».

Управление изменениями и эффективность

Нам известно, что изменения в масштабе организации – это совокупный результат изменений на индивидуальном уровне. Без управления изменениями реализация планов, бюджетов и графиков проекта зачастую срывается из-за неизбежно возникающих проблем, связанных с человеческой стороной изменений. Для организаций, делающих упор на эффективность, предотвращение повторных затрат служит убедительным обоснованием необходимости начинать управлять изменениями на ранних этапах жизненного цикла проекта и обеспечивать поддержку со стороны лидеров.

Чтобы изучить теорию, инструменты и методики управления изменениями, мы рекомендуем пройти сертификационный тренинг по управлению изменениями Prosci. Данный тренинг, будь он в очном или виртуальном формате, даст вам необходимые знания и средства для продвижения по карьерной лестнице, поможет вашей компании успешно осуществлять первоочередные проекты и поможет людям преуспеть в изменениях. Помимо этого, вы станете частью сообщества, состоящего из тысяч квалифицированных специалистов по управлению изменениями по всему миру, которые с гордостью носят значок сертифицированного специалиста Prosci.