Закрепление изменений

Согласно методологии Prosci закрепление изменений на индивидуальном уровне напрямую зависит от плана коммуникаций, плана спонсора и плана руководителя сотрудников. Ежедневная работа со спонсорами и руководителями сотрудников усиливает ключевые сообщения о причинах изменений, как они влияют на сотрудников и почему они важны. Взаимодействие с проектной командой (для прояснения статуса проекта, его предстоящих этапов и хода реализации) позволяет постоянно укреплять ценность управления изменениями и фокусироваться на влиянии изменений для сотрудников.

Обратная связь и 3-фазный процесс Prosci

В рамках 3-фазного процесса Prosci закрепление изменений происходит на фазах 2 «Управление изменениями» и 3 «Закрепление результатов».

Сначала рассмотрим фазу 2 «Управление изменениями». В зависимости от ваших уникальных изменений сбор и анализ обратной связи от сотрудников могут оказаться полезны на этапах мониторинга эффективности и корректирующих действий. 

При мониторинге эффективности нас интересует вопрос

«Как мы продвигаемся?»

Чтобы ответить на него, можно использовать обратную связь от сотрудников и с ее помощью определить прогресс на индивидуальном уровне и барьеры по модели ADKAR.

На третьем этапе фазы 2 выполняются корректирующие действия: полученные на этапе мониторинга данные анализируются, и на их основе разрабатываются мероприятия и тактики для укрепления сильных сторон, использования возможностей и устранения отставания в эффективности.

В ходе фазы 3 «Закрепление результатов» обратная связь от сотрудников может быть полезна на этапе Оценки эффективности изменений, когда мы отвечаем на вопросы «Где мы находимся сейчас?»  и «Мы еще не закончили?». При ответе на эти вопросы обратную связь от сотрудников можно использовать для оценки прогресса по модели ADKAR, выявления и устранения отставаний в эффективности, а также определения извлеченных уроков.

3 способа использования обратной связи для закрепления изменений

Для оценки прогресса в реализации запланированных изменений:

• Слушайте сотрудников и получайте от них обратную связь
• Проверяйте работу сотрудников на соответствие новым процессам, системам и должностным ролям
• Анализируйте эффективность мероприятий по управлению изменениями

1. Обратная связь от сотрудников 

Для эффективного закрепления изменений важно анализировать результаты вместе с сотрудниками – это позволяет понять, как работают изменения. Проблема многих проектных команд заключается в том, что они перестают прислушиваться к мнению сотрудников после выполнения всех пунктов чек-листа по управлению изменениями. Тем временем обратная связь от сотрудников поможет вам разработать корректирующие действия и мероприятия по управлению изменениями после их реализации.

Получить обратную связь можно многими способами. Например, с помощью бланка обратной связи от сотрудников, разработанного компанией Prosci на основе модели ADKAR. Содержащиеся в нем вопросы направлены на выявление основных моментов, характеризующих отношение сотрудников к изменениям.

2. Проверка внедрения изменений сотрудниками 

Изменения считаются успешными только в том случае, если они были полностью реализованы и приняты организацией. Будучи направленной на закрепление, проверка внедрения изменений позволяет убедиться в том, что они соблюдаются и приносят максимальную пользу организации.

Способ проверки внедренных изменений обуславливается их спецификой. Проектная команда может определить, как выглядят новые процессы, системы и роли сотрудников, указав соответствующие метрики для их оценки после внедрения. Методы проверки включают в себя:

• наблюдения;
• отчеты о производительности;
• процент использования изменений;
• частота использования сотрудниками прежних методов работы.

3.  Анализ эффективности 

Одних мероприятий по управлению изменениями недостаточно. Для закрепления изменений мы должны понять, насколько эффективной была наша работа, проанализировав мероприятия, ход их выполнения, результаты и выученные уроки. Участники исследования Prosci, отвечая на вопрос о том, какими критериями они руководствуются при оценке эффективности управления изменениями в своих проектах, указали:

• показатели принятия изменений;
• качественные показатели или обратная связь;
• продуктивность сотрудников;
• общую эффективность проекта;
• оценки готовности к изменениям.

Закрепление изменений с помощью обратной связи от сотрудников

Помните о важности отслеживания показателей до запуска проекта, на его ключевых этапах и в конце его жизненного цикла. Подробнее о том, как закреплять изменения и оценивать эффективность управления изменениями, представлено в последнем издании отчета компании Prosci об исследовании «Лучшие практики в управлении изменениями». Исследование включает новейшие методы, источники данных и оптимальные сроки для оценки результатов и закрепления изменений.

Чтобы изучить теорию, инструменты и методики управления изменениями, мы рекомендуем пройти сертификационный тренинг по управлению изменениями Prosci. Данный тренинг, будь он в очном или виртуальном формате, даст вам необходимые знания и средства для продвижения по карьерной лестнице, поможет вашей компании успешно осуществлять первоочередные проекты и поможет людям преуспеть в изменениях. Помимо этого, вы станете частью сообщества, состоящего из тысяч квалифицированных специалистов по управлению изменениями по всему миру, которые с гордостью носят значок сертифицированного специалиста Prosci.