Структурированный подход, позволяющий анализировать сложные процессы и находить пути для их совершенствования, становится ключевым элементом успешных преобразований. Методологии совершенствования процессов помогают организациям выявлять неэффективные зоны или пробелы и вносить изменения, направленные на повышение эффективности операций.  

Далее мы рассмотрим наиболее распространенные методологии совершенствования процессов, их преимущества и примеры реального применения.  

Что такое методология совершенствования процессов? 

Совершенствование процессов включает идентификацию, анализ и оптимизацию бизнес-процессов. Компании используют этот подход для систематической оценки бизнес-процессов и операций, чтобы выявить узкие места, дублирующиеся задачи и неэффективные элементы. После этого можно внедрять изменения, направленные на достижение более высоких результатов.  

Вместо того чтобы разрабатывать собственный метод, компании могут использовать устоявшиеся методологии совершенствования процессов, которые предлагают структурированный, системный и проверенный подход.  

Результаты могут различаться в зависимости от специфики организации, но в целом внедрение таких методологий позволяет достичь значительных улучшений.  

Почему стоит использовать методы совершенствования процессов?  

Методологии совершенствования процессов часто включают в себя конкретные тактики и инструменты, которые помогают компаниям внедрять изменения. Их цель — оптимизация организационных операций, но конкретные улучшения могут выражаться по-разному.  

Ключевые причины, по которым организации используют методологии улучшения процессов:  

• Повышение эффективности — методологии совершенствования процессов помогают оптимизировать бизнес-процессы и рационально использовать ресурсы. Это позволяет сотрудникам достигать больших результатов, а организациям – быстрее внедрять изменения. 

• Снижение операционных затрат — устранение неэффективных процессов и повышение производительности сотрудников позволяют компании делать больше при меньших затратах, что повышает рентабельность бизнеса.  

• Рост вовлеченности сотрудников — исследования показывают, что почти пятая часть работников испытывает разочарование из-за неясности своих ролей и отсутствия связи с миссией компании. Оптимизация процессов помогает устранить этот разрыв, снизить уровень фрустрации и повысить мотивацию сотрудников.  

Очевидно, что компании заинтересованы в совершенствовании процессов. Вопрос лишь в том, как это сделать? Для этого существует несколько подходов. Рассмотрим наиболее распространенные из них.  

Какие бывают методологии совершенствования процессов?  

Существует различные подходы к совершенствованию процессов, каждый из которых ориентирован на достижение значимых результатов. Важно выбрать методологию, которая соответствует целям организации и потребностям сотрудников.  

Давайте рассмотрим шесть самых популярных методологий.  

1. Lean 

Методология Lean — это системный подход к совершенствованю процессов, который включает множество инструментов и техник. Многие организации называют этот подход “Lean Manufacturing”, однако на практике он выходит далеко за рамки производственного сектора. 

Это отсылка к японскому автопроизводителю Toyota, который стал пионером методологии Lean Manufacturing в рамках своей Системы производства Toyota (Toyota Production System, TPS). 

Однако неважно, являетесь ли вы производственной компанией, стремящейся ускорить сборочную линию, или финансовой организацией, которой необходимо изменить административные процессы для соответствия новым нормативным требованиям. 

Методология совершенствования процессов Lean строится на пяти простых шагах: 

1. Определение ценности – начните с определения ценности, которую каждый процесс приносит. Это позволит сосредоточиться на том, что действительно важно, и устранить ненужные процессы. 

2. Картирование потока ценности – далее создайте карту всего процесса или рабочего потока, чтобы наглядно представить каждый этап. Это поможет получить четкое представление о текущем состоянии процесса. 

3. Создание потока – выявите препятствия, замедляющие процесс, и разработайте новый рабочий поток, минимизируя эти барьеры для достижения желаемого результата с меньшим количеством трений. 

4. Установление системы “вытягивания” – Lean использует “вытягивающую систему”, основанную на реальном спросе. После настройки нового рабочего процесса используйте его для выполнения задач без перепроизводства и ненужных затрат времени и ресурсов. 

5. Непрерывное совершенствование – подход Lean не является разовой инициативой. Сотрудники, вовлеченные в процесс, должны постоянно работать над определением ценности, картированием процессов и улучшением рабочих потоков. 

Эта методология помогает вашей организации внедрять изменения гибко, минимизируя потери, снижая затраты и обеспечивая высокую ценность. 

2. Six Sigma

Six Sigma – это методология, основанная на данных. Ее основная цель – улучшение бизнес-процессов путем выявления и устранения всех дефектов и неэффективности в процессах. 

Компании внедряют методологию Six Sigma, потому что она ориентирована не только на разовые исправления, но и на удовлетворенность клиентов и постоянное совершенствование процессов. 

Метод Six Sigma включает пять фаз: Определение, Измерение, Анализ, Улучшение и Контроль (DCAIM). Вот как они работают: 

1. Определение (Define) – Сначала необходимо выявить возможности для улучшения, определить цели проекта и разработать план его реализации. 

2. Измерение (Measure) – Затем следует определить ключевые показатели эффективности, собрать данные и проверить систему измерений, чтобы гарантировать точность данных. 

3. Анализ (Analyze) – После сбора данных их необходимо проанализировать, чтобы выявить коренную причину проблемы. 

4. Улучшение (Improve) – Далее разрабатываются и внедряются решения для устранения выявленной проблемы. Изменения тестируются в пилотном режиме и оптимизируются. 

5. Контроль (Control) – На последнем этапе важно обеспечить устойчивость улучшений. Для этого создаются контрольные планы, системы мониторинга и распределяется ответственность за соблюдение новых операционных процедур. 

Одним из ярких примеров успешного внедрения Six Sigma является опыт General Electric (GE). В середине 1990-х годов генеральный директор Джек Уэлч внедрил Six Sigma в GE для повышения качества и эффективности операций. Эта инициатива по совершенствованию процессов привела к значительной экономии средств, снижению количества дефектов в продуктах и улучшению взаимодействия с клиентами. 

Благодаря проектам по совершенствованию процессов и устранению ненужных этапов, команды, использующие Six Sigma, получают такие преимущества, как снижение вариативности и более устойчивое масштабирование операций. 

3. Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) — это всеобъемлющая методология, охватывающая всю организацию и направленная на повышение качества процессов. Ее цель — формирование культуры постоянного совершенствования за счет целостного подхода, который способствует изменениям не только в отдельных командах или подразделениях, но и во всей компании. 

Ключевые особенности TQM включают: 

• Сотрудничество – TQM предполагает обучение, расширение полномочий и создание культуры, в которой каждый сотрудник вносит вклад в улучшение качества. Это способствует более глубокому вовлечению всех затронутых сотрудников в процесс изменений. 

• Ориентация на процессы – В рамках TQM каждая деятельность рассматривается как возможность сократить ошибки и устранить потери. Это позволяет гарантировать, что все инициативы способствуют достижению общих целей организации. 

• Интеграция – TQM помогает согласовать работу всех отделов, функций и команд, чтобы поддерживать цели по совершенствованию качества. 

Именно поэтому компания Ford Motor Company внедрила TQM после создания совместного предприятия с поставщиком красок ChemFil в 1990-х годах. Оба предприятия использовали этот подход для оптимизации процессов окраски – от подготовки до нанесения, устраняя прежние проблемные точки и значительно повышая качество продукции. зволило устранить проблемы прошлых лет и значительно повысить качество продукции.  

4. Kaizen

Kaizen — это методология, которая подчеркивает непрерывное и поступательное совершенствование процессов, продуктов и услуг со временем. 

Ключевые особенности методологии Kaizen включают: 

• Непрерывное совершенствование – Сам термин Kaizen на японском означает “непрерывное улучшение”. Подход Kaizen ориентирован на небольшие, постепенные изменения, которые в совокупности приводят к значительным улучшениям процессов. 

• Стандартизация – Kaizen предполагает внедрение лучших практик в процесс, обеспечивая стабильное качество обслуживания и производительность. 

• Вовлечение сотрудников – Kaizen признает, что именно сотрудники на передовой лучше всего видят неэффективность процессов. Поэтому этот метод структурирован так, чтобы все затронутые сотрудники активно участвовали в улучшении процессов. 

Яркий пример применения Kaizen — компания Toyota. В середине 1990-х годов Toyota внедрила Kaizen на своих производственных мощностях для оптимизации операций и формирования более продуктивной корпоративной культуры. 

Например, руководство напрямую взаимодействовало с рабочими сборочных линий, чтобы выявить неэффективные элементы в процессе производства Toyota Corolla. На основе их обратной связи были реорганизованы инструменты и рабочие зоны, что сократило время сборки, уменьшило усталость сотрудников и повысило качество автомобилей.   

5. PDCA (Plan, Do, Check, Act) 

Plan, Do, Check, Act (PDCA) — это четырехэтапная итеративная методология для совершенствования процессов. Основная цель этого подхода — обеспечить постоянное улучшение бизнес-процессов, разработки продуктов и управления качеством. 

Чтобы помочь вам разобраться, рассмотрим каждый шаг процесса PDCA: 

• Plan (План) – Начните с определения проблемы или области, требующей улучшения, и выявления коренных причин неэффективности. Затем разработайте детальный план действий для их устранения. 

• Do (Действие) – Далее реализуйте план действий. В процессе внедрения собирайте данные для мониторинга эффективности. 

• Check (Проверка) – После внедрения сравните полученные результаты с первоначальными целями. Это поможет определить, работают ли улучшения. 

• Act (Корректирующее действие) – Если ваши усилия по улучшению оказались неэффективными, разработайте новый план и повторите цикл PDCA. Если изменения были успешными, внедрите их на более широком уровне. 

Программа космических шаттлов NASA — классический пример эффективного применения метода PDCA. 

После катастрофы шаттла Columbia в 2003 году NASA применило PDCA, чтобы выявить коренную причину неисправности и разработать решение. Затем они провели строгие тесты альтернативных вариантов. 

Команда NASA оценила эффективность внесенных изменений, обновила протоколы инспекций и скорректировала профиль полетов шаттлов для будущих миссий. 

Этот системный подход позволил ученым создать новые усовершенствованные процессы, которые снизили риск повторения подобных катастроф. 

6. Process Mapping

Картирование процессов — это визуальное представление шагов, действий и рабочих процессов, задействованных в конкретном процессе. Его цель — помочь командам визуализировать и выявлять неэффективность процессов, узкие места и источники потерь. 

Эту методологию выбрала Amazon для оптимизации своей цепочки поставок и сокращения затрат на запасы. Используя картирование процессов, команды Amazon смогли визуализировать и улучшить операции в цепочке поставок, что привело к сокращению времени выполнения операций и устранению избыточных запасов. 

Ключевые особенности картирования процессов включают: 

• Визуализация – Основное преимущество картирования процессов в том, что оно создает визуальное представление существующих процессов и преобразует их в новые схемы. 

• Непрерывное совершенствование – Карты бизнес-процессов могут эволюционировать по мере улучшения рабочих процессов. Это означает, что организации могут постоянно выявлять возможности для улучшения. 

• Выявление неэффективности – Эти визуализации позволяют лучше выявлять и устранять потенциальные неэффективности. 

Ваша организация может использовать различные типы визуализаций. Среди наиболее популярных — блок-схемы, диаграммы «плавательных дорожек», карты потока ценности и диаграммы SIPOC (Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, Customers). 

Как управление изменениями усиливает совершенствование процессов?  

Методы совершенствования процессов помогают компаниям оптимизировать бизнес-операции и внедрять положительные изменения. Однако для того, чтобы эти изменения закрепились и принесли долгосрочные результаты, важно не только изменить процессы, но и помочь людям их принять и использовать. Ведь какой смысл в процессе, который люди избегают или не могут применять? 

Здесь на помощь приходит управление изменениями.  

Используя подходы к управлению изменениями, такие как модель Prosci ADKAR®, ваша организация сможет получить дополнительные преимущества для формирования культуры постоянного совершенствования, независимо от выбранных стратегий совершенствования процессов. 

Управление изменениями предотвращает сопротивление  

Одним из главных препятствий, с которыми сталкиваются организации при совершенствовании процессов, является сопротивление изменениям. Многие процессы глубоко укоренены в корпоративной культуре, что затрудняет переход к новым способам работы. 

Эффективное управление изменениями помогает предотвратить сопротивление. Чёткая коммуникация о преимуществах изменений, оперативное реагирование на опасения сотрудников, вовлечение и обучение позволяют сформировать у людей чувство вовлечённости и ответственности за новые процессы. 

Такой проактивный подход снижает сопротивление и повышает уровень принятия и успешности внедрения изменений. 

Управление изменениями делает совершенствование процессов устойчивыми 

Использование управления изменениями при внедрении новых процессов помогает сотрудникам быстрее адаптироваться благодаря поддержке, отслеживанию прогресса и обратной связи. Оно также позволяет увязать улучшения с бизнес-целями, интегрируя их в ключевые показатели и ценности организации. 

Например, Департамент транспорта Колорадо использовал структурированный подход к управлению изменениями для повышения безопасности и эффективности процессов, что помогло значительно снизить травматизм сотрудников и сократить издержки.  Грамотное управление изменениями помогает превращать инициативы по улучшению процессов в возможности для роста как на уровне организации, так и на индивидуальном уровне. Это позволяет не просто внедрять изменения, а создавать культуру непрерывного совершенствования, в которой каждый сотрудник чувствует себя вовлеченным в процесс развития компании. 

Управление изменениями помогает людям справиться с психологическими аспектами изменений 

Совершенствование процессов затрагивает в первую очередь операционные аспекты, но при этом важно учитывать влияние на людей, которые ответственны за выполнение этих процессов. 

Недавний опрос показал, что 53% сотрудников испытывают перегрузку из-за изменений, что подчёркивает необходимость стратегий управления изменениями, ориентированных на людей. 

Если организация внедряет изменения, не поддерживая сотрудников, это может привести к усилению сопротивления, снижению продуктивности и даже к росту текучести кадров. Поэтому важно учитывать ожидания и опасения сотрудников, вовлекать их на ранних этапах, обеспечивать прозрачную коммуникацию и обучение. 

Такой подход формирует культуру гибкости и устойчивости. Сотрудники легче адаптируются к изменениям, что в итоге приводит к более плавным переходам и лучшим результатам для бизнеса. 

Управление изменениями превращает совершенствование процессов в возможности для роста – как на уровне организации, так и для каждого сотрудника. 

Время совершенствовать процессы 

Выявление областей для улучшения в организации — это непростая задача, требующая фокусировки, ясности и готовности анализировать даже мельчайшие детали. Методологии совершенствования процессов помогают структурированно выявлять неэффективность и определять ключевые проблемы качества в операционной деятельности. 

Однако осознание необходимости изменений — это лишь половина пути. Главный вызов — перевести полученные инсайты в конкретные действия. Методология Prosci в области управления изменениями помогает учесть все аспекты изменений, включая эмоциональную и психологическую стороны. Это даёт сотрудникам поддержку, вовлечённость и уверенность, что позволяет им успешно принять и внедрить новые процессы. 

Источник: https://www.prosci.com/blog/process-improvement-methodologies