Несмотря на то, что раннее вовлечение в процесс изменения может оказаться трудной задачей ввиду неясности некоторых деталей или появления новых подробностей, затягивание процесса имеет последствия. Не позволяйте этой дилемме поставить вас в тупик. Начиная изменение как можно раньше даже при нехватке информации, вы можете значительно повысить его ценность. 

Поздний старт имеет последствия

Во времена крайней неопределенности ожидание полной информации об изменении может показаться лучшим способом избежать двойной работы, сэкономить затраты и поддерживать осведомленность сотрудников. Однако включение в жизненный цикл проекта активностей по управлению изменениями на более позднем этапе создает новый ряд проблем. Такой подход может свести на нет как результаты проекта, так и всю работу по управлению изменениями.

К счастью, исследования Prosci предлагают полезные рекомендации, которые вы можете применить уже сейчас, чтобы продолжить реализацию ваших изменений независимо от имеющегося у вас объема информации о проекте.

Что делать при инициировании проекта, когда не хватает информации?

Учитывая недостаток информации о проектном решении и плане проекта, что вы  реально можете сделать на этапе инициирования проекта для продвижения важного изменения и вовлечения людей в проект? В 2011 году специалисты по управлению изменениями, принимавшие участие в сравнительном исследовании компании Prosci «Лучшие практики в управлении изменениями», поделились несколькими полезными подходами. Высказанные ими идеи работают по сей день и не теряют актуальности.

Основные предложения выглядят следующим образом:

1. Создайте коммуникационный план для информирования о необходимости изменения и желаемых результатах от его внедрения

Для повышения прозрачности и понимания изменения необходимо открыто и часто сообщать подробную информацию об этом изменении. Расскажите о желаемых результатах изменения, его причинах и недостающих сведениях на текущий момент. Сформулируйте ожидания от коммуникаций по изменениям, используя выделенные каналы в структуре организации. К слову, о том, как сделать план коммуникаций эффективным мы писали в этой статье.

2. Проанализируйте организационный климат и реакцию коллектива на изменение, задокументируйте все общие риски и области сопротивления

Для анализа параметров организации и реакции сотрудников на изменение используйте систематизированную количественную оценку. К числу общих показателей относятся анализ влияния изменений, оценка готовности к изменениям, оценка организационной культуры и оценка насыщенности изменениями. Определите общие или исторические риски, области сопротивления и «болевые точки» как для организации, так и для проекта.

3. Определите заинтересованные стороны и вовлеките их в разработку решения

Проведите анализ заинтересованных сторон для выявления и классификации таких сторон по степени влияния на них изменения. Обеспечьте вовлечение заинтересованных сторон и конечных пользователей в разработку решения по мере приближения к запуску изменения для стимулирования их участия.

4. Разработайте гибкий верхнеуровневый план управления изменениями, включающий ключевые результаты и необходимые ресурсы

Составьте верхнеуровневый план управления изменениями, в котором будут определены результаты от управления изменениями, сроки достижения этих результатов и необходимые ресурсы. Данный план должен иметь гибкую структуру и допускать внесение изменений по мере поступления новой информации и новых идей.

5. Интегрируйте планы по управлению изменениями и управлению проектом

Включите мероприятия по управлению изменениями в план по управлению проектом с самого начала проекта, чтобы управление изменениями стало его ценной частью. Обоснуйте необходимость в управлении изменениями для бизнеса с указанием ощутимых выгод, возврата на инвестиции в проект (ROI) и статистики успешного управления изменениями. Установите логическую связь между мероприятиями по управлению изменениями и планом проекта, а также результатами, указанными в дорожной карте проекта.

6. Определите спонсоров изменения и заручитесь их поддержкой

Определите спонсоров изменения на этапе инициирования проекта для выявления и преодоления сопротивления на уровне руководства. Поддержка со стороны спонсоров изменения обеспечивает четкое и слаженное осуществление изменения в соответствии с целями и сроками проекта. О том, что делать, если спонсор не дает реальной поддержки мы тоже писали в нашем блоге.

7. Назначьте и обучите команду по управлению изменениями

Назначьте членов команды по управлению изменениями и обучите их всем методам управления изменениями, которые были выбраны для проекта. Команда по управлению изменениями должна обеспечить фундаментальное понимание процесса всеми заинтересованными сторонами и объяснить им основные роли и действия в рамках методологии.

Ясность во времена неопределенности

До прихода в Prosci я восемь лет руководила управлением изменениями в крупной организации здравоохранения. Обучив и поддержав многих талантливых специалистов по управлению изменениями, я хорошо понимаю, как трудно составить план реализации изменений, не имея на руках полной информации. На протяжении многих лет я делилась знаниями в этой области больше, чем какими-либо другими наработками. Благодаря этому бессчетное множество специалистов смогли подготовить и поддержать коллективы во времена изменений и неопределенности. Надеюсь, эти знания помогут и вам.

Чтобы изучить теорию, инструменты и методики управления изменениями, мы рекомендуем пройти сертификационный тренинг по управлению изменениями Prosci. Данный тренинг, будь он в очном или виртуальном формате, даст вам необходимые знания и средства для продвижения по карьерной лестнице, поможет вашей компании успешно осуществлять первоочередные проекты и поможет людям преуспеть в изменениях. Помимо этого, вы станете частью сообщества, состоящего из тысяч квалифицированных специалистов по управлению изменениями по всему миру, которые с гордостью носят значок сертифицированного специалиста Prosci.